Expensify vs. Concur: Die besten Spesenmanagement-Tools 2025 im Vergleich | VersiPlan

 

Inhaltsverzeichnis

• Expensify vs. Concur: Funktionsübersicht
• Expensify vs. Concur: Funktionen zur Ausgabenverwaltung und -verfolgung
• Concur vs. Expensify: Reisemanagementfunktionen
• Expensify vs. Concur: Integrationen
• Concur vs. Expensify: Benutzererfahrung
• Expensify vs. Concur: Sicherheitsmaßnahmen
• Für wen ist Expensify?
• Für wen ist Concur gedacht?
• VersiPlan: Die beste Alternative zu Expensify und Concur
• Häufig gestellte Fragen zu Expensify und Concur

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Überall in E-Mail-Ketten verteilte Belege, Stapel von Genehmigungen, die sich anhäufen, und Spesenabrechnungen voller Rechenfehler – das ist ein Albtraum für Finanzteams, die versuchen, die Unternehmensausgaben unter Kontrolle zu halten. Ohne die richtigen Tools können diese Probleme zu Krisen werden, wie Compliance-Fehler, verpasste Erstattungen und stundenlanges Studieren von Berichten. Bei der Auswahl der richtigen Spesenmanagementlösung geht es nicht nur darum, die Spesenverfolgung und -abrechnung zu vereinfachen; es geht darum, ein zuverlässiges System aufzubauen, das die Kosten kontrolliert und Ihnen umsetzbare Erkenntnisse liefert.

In diesem Artikel gehen wir auf die Vor- und Nachteile zweier beliebter Tools zur Ausgabenverwaltung ein : SAP Concur und Expensify. Werfen Sie einen Blick hinter die Kulissen, erfahren Sie, was an diesen Lösungen funktioniert (oder nicht), und erkunden Sie Alternativen.

Expensify vs. Concur: Funktionsübersicht

Sie suchen einen direkten Vergleich? Die folgende Tabelle zeigt, wie die Funktionen von SAP Concur und Expensify im Vergleich abschneiden.

Besonderheit

Kosten berechnen

Concur

Spesenabrechnung

Echtzeit-Tracking und benutzerfreundliche SmartScan-Technologie

Automatisierte Eingabe, Genehmigungen und Richtlinieneinhaltung

Reisemanagement

Umfasst integrierte T&E- und Genehmigungsworkflows für das Reisemanagement

Bietet Genehmigungsworkflows, Reiseanträge und Vorauszahlungsoptionen

Integrationen

Kostenlose Integrationen mit Buchhaltungssoftware und HR-Software

SARP ERP, Buchhaltungssoftware und Reiseplattformen von Drittanbietern

Benutzererfahrung

Benutzerfreundliche Oberfläche und klare Navigation

Anpassbare, erweiterte Analysen

Sicherheit

Verschlüsselung auf Bankniveau, Zwei-Faktor-Authentifizierung und SOC 2 Typ II

12 ISO/IEC 27001, DSGVO, PCI DSS-Konformität, Single Sign-On

Rechnungsstellung und Rechnungszahlung

Automatisierte Rechnungsstellung und Rechnungszahlung

Workflows für Rechnungszahlung und Rechnungsverarbeitung

Expensify vs. Concur: Funktionen zur Ausgabenverwaltung und -verfolgung

Genaues und effizientes Ausgabenmanagement und -verfolgung sind Kernkomponenten des Finanzsystems jedes Unternehmens, unabhängig von seiner Größe. Die Wahl des richtigen Tools ist nicht nur eine Frage der Bequemlichkeit, sondern spielt eine entscheidende Rolle für die Fähigkeit Ihres Unternehmens, Ausgaben zu kontrollieren, Trends zu erkennen und umsetzbare Erkenntnisse aus Finanzdaten zu gewinnen.

Kosten berechnen

Für Einzelpersonen, Startups und agile Teams, denen die Kontrolle der Ausgaben und die Zeitersparnis am Herzen liegen, vereinfacht die Sammlung von Spesenmanagement-Tools von Expensify das Spesenmanagement zu einem erschwinglichen Preis.

SmartScan

Die SmartScan-Funktion von Expensify nutzt OCR, um das Protokollieren und Kategorisieren von Belegen zu vereinfachen. Um einen Kauf zu protokollieren, machen Benutzer ein Foto des Belegs und SmartScan erledigt den Rest, extrahiert wichtige Details und füllt Spesenabrechnungen automatisch mit Informationen über Händler, Datum und Betrag.

Kostenlose Pläne für Einzelpersonen und Freiberufler

Für preisbewusste Solounternehmer und Freiberufler bietet Expensify einen kostenlosen Plan mit allen grundlegenden Funktionen, die zum Verwalten der Ausgaben eines Kleinstunternehmens ohne Abonnement erforderlich sind. Wenn Sie jedoch vorhaben, mehr als 25 Quittungen oder Rechnungen pro Monat zu scannen, müssen Sie auf einen kostenpflichtigen Plan upgraden.

Internationale Erstattungen

Expensify ermöglicht es Unternehmen, globale Bankkonten zu verknüpfen, was grenzüberschreitende Zahlungen erleichtert und internationale Rückerstattungen rationalisiert. Für Unternehmen mit häufigen internationalen Reisen oder im Ausland ansässigen Vertragspartnern kann dies viel Zeit und Aufwand sparen und gleichzeitig pünktliche Zahlungen gewährleisten.

Concur

SAP Concur ist auf unternehmensweite Tools zur Ausgabenverwaltung spezialisiert, die großen Unternehmen und multinationalen Konzernen dabei helfen, ihre Ausgaben zu überwachen und Compliance-Verpflichtungen zu erfüllen, ohne dabei an Effizienz einzubüßen.

Starke Richtlinieneinhaltung

Mit den konfigurierbaren Workflows von Concur können Finanzteams benutzerdefinierte Richtlinien mit strengen Kontrollen konfigurieren. Unternehmen können benutzerdefinierte Regeln implementieren, um nicht autorisierte Käufe basierend auf der Rolle oder Funktion eines Mitarbeiters automatisch zu blockieren, und detaillierte Genehmigungsanforderungen implementieren.

Automatisierte Warnmeldungen bei Verstößen

Concur unterstützt Unternehmen bei der Kontrolle ihrer Ausgaben, indem es Genehmiger in Echtzeit über Käufe informiert, die nicht den Richtlinien entsprechen. Indem es Managern die Möglichkeit gibt, einzugreifen, bevor es zu unangemessenen Ausgaben kommt, kann SAP Concur teure Fehler verhindern und Verantwortlichkeit schaffen.

Mehrwertsteuerrückerstattung zur Einhaltung der Steuervorschriften

Concur identifiziert automatisch die qualifizierenden Ausgaben und bereitet die erforderlichen Unterlagen zur Unterstützung der Mehrwertsteuerrückerstattung für Einkäufe im Ausland vor. Für Unternehmen, die in Regionen wie Europa tätig sind, wo die Mehrwertsteuer einen erheblichen Anteil der Betriebsausgaben ausmacht, kann diese Funktion zu erheblichen Kosteneinsparungen führen.

Concur vs. Expensify: Reisemanagementfunktionen

Ganz gleich, ob Ihr Team zweimal im Jahr oder zweimal pro Woche reist, robuste Reisekostenmanagement-Tools sind für die Kontrolle dieser heiklen Ausgabenkategorie von entscheidender Bedeutung. Selbst die beste Reisekostenrichtlinie kann ohne Sicherheitsvorkehrungen scheitern, und Mitarbeiter schätzen die Klarheit und Effizienz einer zentralisierten Managementplattform.

Kosten berechnen

Expensify konzentriert sich auf die Bereitstellung flexibler, vielseitiger Reisemanagementfunktionen für kleine Teams mit grundlegenden Anforderungen.

Einheitliche Reisebuchungsplattform

Expensify-Benutzer können Flüge, Bodentransport, Hotels und andere Buchungen direkt von der Plattform aus verwalten. Anstatt zwischen mehreren Tools hin- und herzuschalten, um den Überblick über die Reiseanforderungen und -ausgaben der Mitarbeiter zu behalten, können Finanzteams alle reisebezogenen Ausgabendaten von einem einzigen Dashboard aus abrufen und verfolgen.

Firmenkarte mit Cashback

Die Firmenkreditkarte von Expensify bietet Cashback, sodass Unternehmen einen Teil ihrer Geschäftsreisekosten zurückerhalten und gleichzeitig die Spesenabrechnung optimieren können. Eine Firmenkreditkarte, die Kosten senkt und den Verwaltungsaufwand der Spesenabrechnung durch automatisches Aufzeichnen und Kategorisieren von Einkäufen zur einfachen Abstimmung abnimmt, ist auch für Mitarbeiter von Vorteil, die viel Zeit unterwegs verbringen.

Concur

Concur bietet eine Reihe von Funktionen, die größeren oder komplexen Unternehmen mit umfangreichem Reisebedarf dabei helfen sollen, die damit verbundenen Ausgaben effizient zu verwalten, ohne die Übersicht zu vernachlässigen.

Concur Travel-Integration

Concurs Reisemodul mit dem treffenden Namen Concur Travel ermöglicht es Unternehmen, alle Aspekte von Geschäftsreisen, von Flügen über Hotels bis hin zum Bodentransport, von einem zentralen Knotenpunkt aus zu verwalten. Automatisierte Genehmigungsworkflows beschleunigen den Buchungsprozess und unterstützen die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien.

Preisvergleiche für bessere Reisekostenabrechnung

Concur nutzt Integrationen mit großen Reisedienstleistern, um Benutzern Echtzeit-Preisvergleiche für Flüge und Unterkünfte anzubieten. Dies unterstützt sie bei kosteneffizienten Entscheidungen und reduziert die Gesamtreisekosten.

Expensify vs. Concur: Integrationen

Ein Ausgabenmanagement-Tool, das gut mit Ihrem vorhandenen Technologie-Stack zusammenarbeitet, kann über seine Funktionen hinaus einen Mehrwert bieten, indem es Reibungsverluste bei wichtigen Prozessen beseitigt. Durch die direkte Verbindung mit Buchhaltungs- und Ressourcenplanungssoftware reduzieren Lösungen wie Expensify und Concur den Zeitaufwand für die Übertragung von Daten von einer Plattform zur anderen.

Kosten berechnen

Expensify lässt sich in Lösungen und Plattformen integrieren, die Reisekomfort und unkompliziertes Finanzmanagement in den Vordergrund stellen, um schlanken Finanzteams bei Startups, Scale-ups und anderen wachsenden Unternehmen das Leben zu erleichtern.

QuickBooks

Durch die Integration von Expensify mit Quickbooks können kleine Unternehmen Ausgabendaten direkt in Buchhaltungsabläufe synchronisieren, wodurch der Bedarf an manueller Dateneingabe reduziert und die Genauigkeit der Finanzberichterstattung erhöht wird.

PayPal

Durch die Verbindung mit PayPal vereinfacht Expensify die Ausgabenverfolgung und -erstattung für Unternehmen, die sich bei der Abwicklung von Geschäftsausgabentransaktionen auf den beliebten Zahlungsabwickler verlassen, indem Käufe automatisch kategorisiert und abgeglichen werden.

Airbnb

Die AirBnB-Integration von Expensify unterstützt Unternehmen bei der Verwaltung von Geschäftsreisekosten durch die automatische Verfolgung und Abstimmung übernachtungsbezogener Einkäufe.

Concur

Die Integrationen von SAP Concur sind darauf ausgelegt, großen Unternehmen durch Skalierbarkeit, erweiterte Automatisierung und umfassende Konnektivität dabei zu helfen, komplexe Anforderungen im Bereich Finanz- und Kostenmanagement zu bewältigen.

Orakel

Durch die Integration von Concur mit Oracle können Unternehmen ihre Finanz-Workflows optimieren und mithilfe leistungsstarker ERP-Konnektivität die zentrale Kontrolle über die Kreditorenbuchhaltung und Spesenabrechnung behalten.

Amadeus

Durch die Integration mit Amadeus unterstützt SAP Concur Unternehmen dabei, den Überblick über die Reise- und Spesenabrechnung zu behalten, einschließlich der Buchungen, Kilometerstände und Reiserouten einer hochmobilen Belegschaft.

Anbieter von Firmenkreditkarten

Concur bietet keine eigene Firmenkreditkarte an, arbeitet jedoch mit Firmenkreditkartenanbietern zusammen, um Unternehmen ein zusätzliches Tool zur Nachverfolgung der Unternehmensausgaben und zur Vereinfachung des Abstimmungsprozesses zu bieten.

Concur vs. Expensify: Benutzererfahrung

Bei der Auswahl des richtigen Tools zur Spesenverwaltung müssen Sie über die Funktionen hinausblicken. Wie Ihr bevorzugtes Tool bei den Mitarbeitern ankommt, kann ein entscheidender Faktor sein, der sich auf die Akzeptanz und Produktivität auswirkt.

Kosten berechnen

Expensify wurde so konzipiert, dass es sofort einsatzbereit ist und bietet eine übersichtliche Benutzeroberfläche und benutzerfreundliche Navigation. Funktionen wie SmartScan automatisieren die Erfassung von Belegen und andere Aufgaben der Spesenabrechnung, die das Ausgabenmanagement normalerweise verlangsamen. Für Unternehmen, die mehr Wert auf Effizienz als auf umfassende Anpassung legen, könnte die Kombination aus grundlegenden Funktionen und übersichtlichem Layout von Expensify geeignet sein.

Concur

Concurs Fokus auf Unternehmen und sein umfangreiches Funktionsangebot können sich in einer umständlichen Benutzeroberfläche und einer steilen Lernkurve für neue Benutzer niederschlagen. Concur hat für die umfangreiche und weitreichende Funktionalität einen Preis: eine alles andere als intuitive Benutzeroberfläche, die zu einer längeren Einarbeitungszeit und langsameren Akzeptanzraten führen kann als bei einfacheren Tools.

Expensify vs. Concur: Sicherheitsmaßnahmen

Die Einbindung eines Tools zur Spesenverwaltung in Ihren Technologie-Stack setzt großes Vertrauen in einen Drittanbieter voraus, der wichtige Unternehmensinformationen schützt und verwaltet.

Kosten berechnen

Expensify setzt eine hochgradige Verschlüsselung und Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) ein, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Mitarbeiter auf vertrauliche Informationen zugreifen können. Gleichzeitig zeigt die SOC 2-Zertifizierung des Unternehmens sein starkes Engagement für die sichere Datenspeicherung.

Verschlüsselung auf Bankniveau

Alle Expensify-Datenübertragungen profitieren von einer Verschlüsselung auf Bankniveau, um vertrauliche Finanzinformationen – von Quittungen bis hin zu Bankkontonummern – vor neugierigen Blicken zu schützen.

SOC 2 Typ II-Zertifizierung

Expensify verfügt über die SOC 2 Typ II-Zertifizierung, die eine erweiterte Fähigkeit zur sicheren Datenverwaltung widerspiegelt und es zu einer zuverlässigen Option für Unternehmen macht, die Compliance- und Auditanforderungen einhalten.

Zwei-Faktor-Authentifizierung

Expensify verwendet eine Zwei-Faktor-Authentifizierung, um eine zusätzliche Schutzebene gegen unbefugten Zugriff hinzuzufügen. Durch die Anforderung einer zweiten Form der Überprüfung stellt Expensify sicher, dass nur Mitarbeiter mit den entsprechenden Anmeldeinformationen auf das Spesenmanagementsystem des Unternehmens zugreifen können.

Concur

Die Sicherheitsmaßnahmen von SAP Concur sind auf Unternehmen mit komplexen Compliance- und Betriebsanforderungen zugeschnitten. Concur wurde entwickelt, um Finanzteams, die große, grenzüberschreitende Ausgabenmanagement-Workflows jonglieren, Sicherheit zu bieten, und zielt darauf ab, den Verwaltungsaufwand zu beseitigen, der mit der Bewältigung mehrerer gesetzlicher Standards und Compliance-Vorschriften verbunden ist.

Stärkerer Schwerpunkt auf globaler Datenresidenz

Concurs globale Sicherheitsinfrastruktur umfasst die Einhaltung mehrerer Datenspeicherprotokolle in wichtigen Rechtsräumen. Dies ist besonders wertvoll für multinationale Unternehmen, die ein zentralisiertes Ausgabenmanagement aufrechterhalten müssen, während sie Daten durch mehrere Länder übertragen.

12 ISO/IEC 27001, DSGVO, PCI DSS-Konformität

Concur hält sich an mehrere erweiterte Datenschutz-Sicherheitsstandards, darunter ISO/IEC 27001, DSGVO und PCI DSS, und zeigt großes Engagement hinsichtlich Compliance und Risikomanagement.

Einmaliges Anmelden (SSO)

SAP Concur bietet SSO, um den Benutzerzugriff ohne Einbußen bei der Sicherheit zu optimieren. Dadurch wird das Risiko von auf Anmeldeinformationen basierenden Angriffen verringert und die Notwendigkeit mehrerer Anmeldesätze entfällt.

Für wen ist Expensify?

Mit seiner Sammlung solider, wenn auch nicht ausgereifter Tools zur Kostenverwaltung und -verfolgung kann Expensify die Anforderungen kleiner Unternehmen, Solounternehmer und Freiberufler erfüllen, die nicht viel mehr als ein zuverlässiges Tool zum Erfassen von Belegen und Automatisieren der Kostenabrechnung benötigen.

Für wen ist Concur gedacht?

Concur wurde für Unternehmen, multinationale Konzerne und andere große Firmen konzipiert, die fortschrittliche Lösungen für das Ausgabenmanagement benötigen, die komplexe Ausgabenrichtlinien und mehrere Compliance-Regelungen berücksichtigen können. Funktionen wie ERP-Systemintegration, Mehrwertsteuerrückerstattung und benutzerdefinierte Automatisierung bieten die Übersicht und Flexibilität, die diese Organisationen benötigen, um mehrere miteinander verbundene Finanz-Workflows effektiv zu verwalten.

VersiPlan: Die beste Alternative zu Expensify und Concur

VersiPlan Spend hält die Kosten unter Kontrolle und bietet automatisiertes Spesenmanagement, Belegerfassung, Firmenkarten und Rechnungszahlung über eine einheitliche Plattform.

Durch die Verbindung mit Ihren Personaldaten können Sie mit VersiPlan hochspezifische Ausgabenrichtlinien erstellen, die auf Mitarbeiter aller Rollen, Abteilungen und Standorte zugeschnitten sind. Darüber hinaus können Sie mit Firmenkarten von VersiPlan  benutzerdefinierte Ausgabenrichtlinien festlegen, um nicht richtlinienkonforme Transaktionen zu blockieren, bevor sie überhaupt abgeschlossen werden können. So können Teams die Einhaltung der Ausgabenvorschriften einhalten. Als Bonus bieten Firmenkarten von VersiPlan auch Cashback.

Während die meisten Ausgabenmanagementlösungen nur grundlegende Genehmigungsketten zwischen Mitarbeitern und Managern zulassen, können Sie mit der erweiterten Richtlinien-Engine von VersiPlan  hyper-individuelle Richtlinien basierend auf Anbieter, Dollarbetrag und Ausgabenkategorie festlegen, sodass Sie Ausgaben, die nicht den Richtlinien entsprechen, problemlos blockieren können. Automatisierte Workflows können Ihnen auch dabei helfen, die Ausgaben zu kontrollieren, indem sie Sie benachrichtigen, wenn die Ausgaben einer Abteilung stark ansteigen.

Mit VersiPlan können Sie:

• Leiten Sie Ausgaben und Rechnungen immer automatisch an den richtigen Genehmiger weiter.
• Kennzeichnen Sie Ausgaben, die nicht den Richtlinien entsprechen, mit hyperindividuellen Richtlinien, z. B. nach Anbieter oder Wert, zur weiteren Überprüfung.
• Schließen Sie die Bücher schneller ab, indem Sie die Transaktionskategorisierung auf KI-Basis durchführen und sie in Ihre Buchhaltungssysteme integrieren.

Häufig gestellte Fragen zu Expensify und Concur

Was ist Concur-Software?

SAP Concur ist eine umfassende Spesenmanagement- und Reise- und Spesenlösung für mittelständische Unternehmen und Großkonzerne. Zu den wichtigsten Funktionen gehören Kilometerverfolgung, erweiterte Ausgabenanalyse, automatischer Abgleich und Rechnungsverarbeitung. Im Gegensatz zu Expensify lässt sich SAP Concur in ERP-Systeme wie NetSuite integrieren, um globale Arbeitsabläufe zu unterstützen.

Was ist die Expensify-Software?

Expensify ist eine cloudbasierte Spesenmanagementsoftware, die die Spesenabrechnung, das Scannen von Belegen und den Erstattungsprozess vereinfacht und vor allem von kleinen Unternehmen und wachsenden Teams genutzt wird.

Ist Expensify oder Concur besser für internationale Unternehmen?

Mit seinen erweiterten Funktionen zur Ausgabenverwaltung, den Ressourcen zur Einhaltung globaler Steuervorschriften und der Unterstützung mehrerer Währungen ist SAP Concur möglicherweise die bessere Wahl für grenzüberschreitend tätige Unternehmen. Seine ERP-Integrationen, Reise- und Ausgaben-Workflows und die Rechnungsverarbeitung machen es ebenfalls zu einer guten Wahl für Unternehmen, die komplexe Finanztransaktionen in mehreren Ländern abwickeln.

Welche Plattform ist für kleine Unternehmen besser?

Expensify ist mit seiner übersichtlichen Benutzeroberfläche und dem benutzerfreundlichen Funktionsumfang im Allgemeinen besser für kleine Unternehmen geeignet. Sein unkomplizierter Ansatz für Ausgabenverwaltung, Belegerfassung und Ausgabenverfolgung macht es zu einer praktikablen Option für Unternehmen, die grundlegende Funktionen ohne zusätzlichen Schnickschnack benötigen. Expensify lässt sich auch in die beliebten Buchhaltungslösungen QuickBooks und NetSuite integrieren.

Wie handhaben Expensify und Concur das Scannen von Belegen?

Sowohl Expensify als auch Concur verwenden OCR-Technologie zum Scannen von Belegen, wenn auch auf leicht unterschiedliche Weise. SmartScan von Expensify protokolliert Ausgaben automatisch und synchronisiert sie mit Spesenabrechnungen, um den Vorgang der Belegerfassung zu optimieren. Die Concur Mobile App von SAP Concur integriert das Scannen von Belegen mit erweiterten Workflows zur Ausgabenverfolgung und -prüfung. Expensify legt den Schwerpunkt auf die Benutzerfreundlichkeit für kleine Unternehmen, während SAP Concur für den Service von Unternehmen entwickelt hat.

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Gründer und CEO:

Erfan Ahmed ist Gründer und CEO von VersiPlan, einer Plattform, die Finanztechnologie mit innovativen Versicherungen zum Schutz von Vermögenswerten in Spanien und Lateinamerika kombiniert. Mit Hauptsitz in Panama und Madrid entwickelt GeldChild den ersten KI-Assistenten für die Generationenplanung mit Abdeckung in über 100+ Ländern.