Jahresabschlussbuchhaltung 2025: Die ultimative Checkliste | VersiPlan

 

Unternehmen wickeln im Laufe des Geschäftsjahres eine Vielzahl von Finanztransaktionen ab. Die Nachverfolgung von Gutschriften und Belastungen auf allen Konten aller Mitarbeiter kann unhandlich werden. Unternehmen benötigen daher Sicherheitsvorkehrungen, um sicherzustellen, dass eingehende und ausgehende Ausgaben nicht durch die Maschen schlüpfen. Andernfalls kann eine schlechte Finanzhygiene dazu führen, dass Sie auf die Steuererklärungen dieses Jahres und die Budgetierung und Prognosen des nächsten Jahres schlecht vorbereitet sind – was möglicherweise Ihre Rentabilität einschränkt.

Eine wichtige Methode, um zu überprüfen, ob jede Transaktion ordnungsgemäß erfasst wurde: der Jahresabschluss. In diesem Artikel erläutern wir, was der Jahresabschlussprozess beinhaltet und warum er wichtig ist. Wir gehen auch die entscheidenden Schritte durch, um sicherzustellen, dass Ihre Finanzen vor dem neuen Jahr in Ordnung sind.

Was ist der Jahresabschluss?

Beim Jahresabschluss werden die Finanztransaktionen eines Unternehmens aus dem vergangenen Geschäftsjahr überprüft und abgestimmt, um Unstimmigkeiten zu erkennen, notwendige Anpassungen vorzunehmen und Jahresabschlüsse für die Steuerbehörden vorzubereiten.

Dieser jährliche Prozess beinhaltet eine doppelte Überprüfung der Finanzberichte, um sicherzustellen, dass alle Einnahmen, Ausgaben, Vermögenswerte, Verbindlichkeiten und das Eigenkapital alle Ihre Finanztransaktionen des vergangenen Jahres genau widerspiegeln. Konten werden „geschlossen“, wenn sich die Aufzeichnungen in Soll (Eingänge) und Haben (Ausgänge) ausgleichen. So schließen Sie beispielsweise Ausgabenkonten:

• Das Spesenkonto gutschreiben
• Belastung des Einnahmen-Übersichtskontos

Finanzteams kümmern sich normalerweise zusätzlich zu den häufigeren Monatsabschlüssen um diesen Jahresabschluss. Da die Monats- und Jahresabschlüsse gleichzeitig am Jahresende stattfinden, ist dies eine arbeitsreiche Zeit für Finanzteams.

Warum ist der Jahresabschluss so schwierig?

Die Überprüfung aller Transaktionen, die Ihr Unternehmen im Laufe eines Jahres angesammelt hat, nimmt Zeit in Anspruch. Es ist außerdem ein abteilungsübergreifendes Unterfangen, das die Zusammenarbeit zwischen Finanzleitern, Buchhaltern und sogar einzelnen Mitarbeitern erfordert, die Spesenabrechnungen einreichen . Hier sind einige der größten Hindernisse für einen erfolgreichen Jahresabschluss:

• Manuelle Fehler:

  Das Protokollieren von Transaktionen in Tabellenkalkulationen und das manuelle Durchforsten von Belegen, um zu prüfen, ob sie mit Ihren Aufzeichnungen übereinstimmen, kostet Zeit und führt zu Fehlern, die schwer zu erkennen und zu beheben sein können.

• Unorganisierter Arbeitsablauf:

  Wenn Finanzunterlagen über mehrere Teams verstreut sind und unterschiedliche Arten von Ausgaben an unterschiedlichen Orten gespeichert werden, fällt es Buchhaltern möglicherweise schwer, alles zu konsolidieren, um sicherzustellen, dass die Bücher schlüssig zusammenhängen.

• Fehlende Papierdokumentation:

  Mitarbeiter fügen ihren Spesenabrechnungen häufig verlorene Quittungen und andere notwendige Dokumente nicht bei. Buchhalter und Finanzteammitglieder müssen sich also beeilen, fehlende Dokumente aufzutreiben.

• Compliance-Hürden:

  Unternehmen müssen für Prüfungen gerüstet sein und haben oft Schwierigkeiten, ihre Jahresabschlüsse innerhalb enger Zeitvorgaben vorzubereiten.

4 Vorteile einer Checkliste für die Jahresabschlussbuchhaltung

Ein erfolgreicher Abschlussprozess kann Ihrem Unternehmen mehr Kontrolle und bessere Transparenz über seine finanzielle Lage geben. Hier sind die größten Vorteile:

Sorgt für Compliance

Die Jahresabschlussbuchhaltung hilft Ihnen bei der Organisation Ihrer Finanzen, was Ihnen dabei hilft, die allgemein anerkannten Rechnungslegungsgrundsätze (GAAP) einzuhalten und sich auf mögliche Prüfungen vorzubereiten.

Verbessert die Genauigkeit

Die Jahresabschlussbuchhaltung hilft Ihnen, Buchhaltungsfehler zu erkennen und fehlende Unterlagen zu sammeln. Das Ergebnis ist eine verlässliche, aktuelle Momentaufnahme Ihrer finanziellen Gesundheit, in der Soll und Haben ausgeglichen sind. Und mit genauen Buchhaltungsunterlagen können Unternehmen betrügerische Ausgaben erkennen.

Kontrolliert die Kosten

Wenn Sie Transaktionen abgleichen und Buchhaltungsfehler erkennen, können Sie nicht nur Geld für Steuerstrafen und Überzahlungen an Lieferanten sparen, sondern auch Ihren Cashflow besser im Blick behalten, wodurch Sie Mehrausgaben erkennen und Ihre Ressourcen effizienter einsetzen können. Eine bessere Kostenkontrolle kann zu höherer Rentabilität führen und Ihnen helfen, Ihr Geschäft auszubauen. Tatsächlich sehen 58 % der Finanzleiter eine verbesserte Kostenkontrolle als bedeutende Chance, ihr Unternehmen wachsen zu lassen.

Verbessert die Finanzberichterstattung

Wenn Sie die Bücher dieses Jahr abschließen, können Sie im nächsten Jahr intelligentere Finanzentscheidungen treffen. Ein gründlicher Jahresabschluss mit aktuellen Büchern ebnet den Weg für eine bessere Finanzplanung und -analyse (FP&A), Budgetierung und Prognose. Und wenn Sie Ihre Buchhaltungssoftware mit einer Ausgabenmanagementlösung kombinieren , die verschiedene Bereiche der Finanzen Ihres Unternehmens (wie Lieferantenrechnungen, Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Firmenkarten und Spesenrückerstattungen für Mitarbeiter) auf einer Plattform konsolidiert, öffnen Sie die Tür zu erweiterten Berichtsfunktionen.

Checkliste für den Jahresabschluss

Folgendes sollten Sie beim Abschluss der Bücher am Jahresende unbedingt beachten.

1. Erstellen Sie einen Zeitplan für den Finanzabschluss

Ein Finanzabschlussplan hilft Unternehmen dabei, alle für den Jahresabschluss erforderlichen Aufgaben zu benennen und einen Plan für die Erledigung aller Aufgaben zu erstellen. Durch die Delegierung von Unteraufgaben zur gleichmäßigen Verteilung der Arbeit können Sie Panik in letzter Minute vermeiden.

Um den Zeitplan zu erstellen, listen Sie alle Ihre Konten und die erforderlichen Abstimmungsaufgaben auf und weisen Sie sie den entsprechenden Teammitgliedern zu. Es kann Wochen dauern, bis die Finanz- und Buchhaltungsteams die Bücher abschließen. Planen Sie also rechtzeitig.

2. Stellen Sie alle notwendigen Dokumente zusammen

Versuchen Sie als Nächstes, alle Finanzdokumente des letzten Jahres zusammenzutragen, die Sie in die Hände bekommen können. Dazu gehören:

• Bank- und Kreditkartensysteme
• Inventuren
• Steuererklärung vom Vorjahr
• Lohn- und Gehaltsabrechnungen
• Kontodaten für Ausleihen
• Verkaufsrekorde

Sie sollten auch sicherstellen, dass Sie Belege für Transaktionen haben. Erwägen Sie den Einsatz einer Spesenmanagementsoftware , die automatisch relevante Informationen aus Fotos extrahiert und Transaktionen Ihrem Hauptbuch zuordnet .

3. Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung prüfen

Ein entscheidender Teil des Buchabschlusses ist die Überprüfung der Kreditoren (Geld, das Sie Dritten schulden) und Debitoren (Geld, das Sie von Kunden für einen früheren Kauf erwarten), um sicherzustellen, dass jede Transaktion genau erfasst wird.

Die Kreditorenbuchhaltung sollte die Überprüfung der Lieferantenrechnungen und -salden sowie der aufgelaufenen Ausgaben und Verbindlichkeiten umfassen. Die Debitorenbuchhaltung sollte die Überprüfung der Kundenrechnungen und -salden, uneinbringlichen Forderungen und Abschreibungen umfassen.

4. Überfällige Rechnungen eintreiben

Überprüfen Sie Ihre Rechnungen, sehen Sie, welche noch offen sind, und verfolgen Sie diese, damit Sie die Zahlung von Ihren Kunden vor dem Stichtag erhalten. Wenn Sie ein Fälligkeitsdatum festlegen oder sogar einen Zahlungsplan für Kunden anbieten, die im Rückstand sind, können Sie die Chancen auf eine Zahlung erhöhen. Sie sollten auch sicherstellen, dass Sie Rückstellungen (Aufzeichnungen noch nicht getätigter Ausgaben oder Einnahmen) überwachen und diese in Ihrer Bilanz erfassen.

5. Alle Transaktionen abgleichen

Vergleichen Sie zum Kontenabgleich Ihre Bankkonten, Kreditkartenabrechnungen , Rechnungen, Quittungen und Kreditsalden mit den Protokollen in Ihrem Hauptbuch und stellen Sie sicher, dass die Beträge übereinstimmen. Finden Sie bei Unstimmigkeiten die Ursache des Problems. Es könnte sich um einen leicht zu behebenden Buchhaltungsfehler handeln, aber Sie könnten auch den Missbrauch von Firmengeldern aufdecken. Passen Sie Ihre Journaleinträge entsprechend an. Und denken Sie daran, Ihren Kontenabgleichsprozess gründlich zu dokumentieren.

6. Abschreibungskosten berechnen

Vermögenswerte können durch Abnutzung und Veralterung allmählich an Wert verlieren. Abschreibungskosten berücksichtigen diesen Wertverlust im Laufe der Zeit. Die meisten Buchhalter berechnen ihn nach der linearen Abschreibungsmethode, bei der geschätzt wird, wie lange Unternehmen erwarten, dass der Vermögenswert Einnahmen generiert (z. B. seine Nutzungsdauer) und wie viel Unternehmen voraussichtlich verdienen würden, wenn sie den Artikel verkaufen würden, wenn er nicht mehr verwendet wird (z. B. sein Restwert).

Um die lineare Abschreibung zu berechnen, ziehen Sie den Restwert von den Anschaffungskosten des Vermögenswerts ab und dividieren Sie diesen Wert dann durch die geschätzte Nutzungsdauer. Führen Sie es in Ihrer Bilanz als Gegenposten auf, erfassen Sie es in Ihrer Gewinn- und Verlustrechnung als Aufwand und verwenden Sie es dann zur Senkung Ihrer Steuerlast.

7. Bestandsaufnahme und -bewertung

Prüfen Sie, wie viel Inventar Sie am Ende des Geschäftsjahres noch haben, und erfassen Sie es als Vermögenswert in Ihrer Bilanz. Sie können das Endinventar berechnen, indem Sie Ihr Anfangsinventar nehmen, alle Nettokäufe (im Laufe des Jahres erworbenes Inventar) hinzufügen und dann die Kosten der verkauften Waren (COGS) abziehen.

Sie sollten Ihren Endbestand mit dem Bestand in Ihren Büchern vergleichen und etwaige Abweichungen klären.

8. Lohn- und Gehaltsabrechnungen prüfen

Sie müssen außerdem die Richtigkeit aller Ihrer Gehaltsabrechnungsunterlagen überprüfen – einschließlich Steuerformulare wie nullW-2 und 1099 , Stundenzettel und Unterlagen zur Anmeldung von Sozialleistungen. Wenn Sie Änderungen an der Gehaltsabrechnung einzelner Mitarbeiter vorgenommen haben – beispielsweise um Beförderungen oder neue Steuerabzüge nach einem Umzug zu berücksichtigen –, stellen Sie sicher, dass Ihre Bücher die Anpassungen korrekt widerspiegeln.

9. Finanzdokumente vorbereiten

Ihr Jahresabschluss sollte Sie auf Ihre jährlichen Steuererklärungen vorbereiten und Ihnen helfen, für Prüfungen gewappnet zu sein. In diesem Sinne sollten Sie neben Ihren Steuerformularen auch eine Gewinn- und Verlustrechnung (auch Gewinn- und Verlustrechnung oder P&L-Rechnung genannt) erstellen, um einen Überblick über Ihre Einnahmen, Ausgaben und Ihren Nettogewinn zu erhalten. Sie benötigen außerdem eine aktuelle Bilanz, in der Ihre Vermögenswerte, Verbindlichkeiten und Ihr Eigenkapital aufgeführt sind, sowie eine Kapitalflussrechnung, um eingehende und ausgehende Mittel nachzuverfolgen.

10. Erstellen Sie Backups wichtiger Informationen

Sie möchten nicht mühsam die Finanztransaktionen eines Jahres abgleichen, nur um Ihre Daten dann versehentlich zu verlegen oder falsch zu handhaben. Stellen Sie sicher, dass Ihre Daten sicher gespeichert und in der Cloud gesichert sind, um den Verlust oder die Weitergabe vertraulicher Finanzinformationen zu vermeiden.

VersiPlan: Einfache Spesenabrechnung und -verwaltung

VersiPlan konsolidiert die gesamten Finanzen Ihres Unternehmens – von der Gehaltsabrechnung und den Sozialleistungen bis hin zu Firmenkarten und Spesenmanagement – und verschafft Ihnen so einen aktuellen Überblick über den Cashflow Ihres Unternehmens und bietet eine beispiellose Kontrolle über die Ausgabenmuster.

Während die meisten Ausgabenmanagementlösungen nur grundlegende Genehmigungsketten zwischen Mitarbeitern und Managern zulassen, können Sie mit der erweiterten Richtlinien-Engine des Ausgabenmanagements von VersiPlandes Ausgabenmanagements von VersiPlan  hyper-individuelle Richtlinien basierend auf Anbieter, Dollarbetrag und Ausgabenkategorie festlegen und so Ausgaben, die nicht den Richtlinien entsprechen, problemlos blockieren. Sie können auch automatisierte Workflows einrichten, die Ihnen bei der Kontrolle der Ausgaben helfen, z. B. das Auslösen einer Warnung, wenn die Ausgaben einer Abteilung stark ansteigen.

Darüber hinaus kategorisiert VersiPlan Ausgaben automatisch und in Echtzeit in Ihr Hauptbuch. Buchhalter sparen dadurch viele Stunden Arbeit, da sie Transaktionen von verschiedenen Anbietern nicht manuell den richtigen Ausgabenkategorien zuordnen und am Ende der Berichtszeiträume abgleichen müssen.

Mit VersiPlan können Sie:

• Leiten Sie Ausgaben und Rechnungen immer automatisch an den richtigen Genehmiger weiter.
• Kennzeichnen Sie Ausgaben, die nicht den Richtlinien entsprechen, mit hyperindividuellen Richtlinien, z. B. nach Anbieter oder Wert, zur weiteren Überprüfung.
• Schließen Sie die Bücher schneller ab, indem Sie die Transaktionskategorisierung auf KI-Basis durchführen und sie in Ihre Buchhaltungssysteme integrieren.

Häufig gestellte Fragen

Wie schließe ich Buchungen zum Jahresende?

Um die Buchhaltungseinträge zum Jahresende abzuschließen, müssen Unternehmen Transaktionen wie Kontoauszüge, Lieferantenrechnungen und Firmenkreditkartenabrechnungen abgleichen, indem sie Quittungen und andere Dokumente mit den Hauptbucheinträgen abgleichen und so sicherstellen, dass die Salden übereinstimmen.

Um Jahresabschlussbuchungen in Ihrem Journal aufzuzeichnen, sollten Sie:

• Soll-Ertragskonten und Haben-Ertragsübersicht
• Haben-Ausgabenkonten und Soll-Einnahmenübersicht
• Buchen Sie die einbehaltenen Gewinne, sobald die Gewinn- und Verlustrechnungskonten geschlossen sind
• Salden von Dividenden in die Gewinnrücklagen übertragen

Was sind Journaleinträge zum Jahresende?

Jahresendbuchungen sind Änderungen, die Buchhalter an Hauptbuchpositionen vornehmen, um Unternehmen dabei zu helfen, alle ihre Finanztransaktionen genau aufzuzeichnen. Sie können sowohl Jahresendbuchungen zur Korrektur oder Ergänzung von Hauptbuchkonten als auch Abschlussbuchungen umfassen, die Finanzdaten von temporären Konten auf permanente Konten in Ihrer Bilanz verschieben.

Wie sollten Unternehmen mit offenen Rechnungen am Jahresende umgehen?

Aus Buchhaltungsgründen sollten Unternehmen ermitteln, welche Rechnungen noch offen sind, sie nach Fälligkeitsdatum kategorisieren (z. B. in Gruppen von einem, zwei und drei Monaten) und prüfen, ob sie die ihnen geschuldeten Beträge vor Ende des Geschäftsjahres eintreiben können. Wenn dies nicht möglich ist, sollten Sie versuchen, einen Zahlungsplan aufzustellen und eine Rückstellung für uneinbringliche Forderungen für den Betrag zu bilden, der Ihnen voraussichtlich im nächsten Jahr geschuldet wird.

Gründer und CEO:

Erfan Ahmed ist der Gründer und CEO von VersiPlan – einer führenden Plattform, die Finanztechnologie mit innovativen Versicherungslösungen zum Schutz von Vermögenswerten in Spanien und Lateinamerika verbindet. Mit Hauptsitz in Panama und Madrid entwickelt VersiPlan den ersten KI-gestützten Assistenten für Generationenplanung und Finanzschutz mit einer Abdeckung in über 100 Ländern.