Die 12 besten Softwarelösungen zur Rechnungsautomatisierung 2025 | VersiPlan

 

Die Rechnungsautomatisierung revolutioniert die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Kreditorenbuchhaltungsprozesse verwalten. Durch den Einsatz von Software zur Optimierung der Rechnungsverarbeitung und -zahlung sparen Unternehmen viel Zeit und Geld. Die besten Tools zur Rechnungsautomatisierung reduzieren Fehler, optimieren Arbeitsabläufe und bieten Echtzeittransparenz bei den Ausgaben.

In diesem Leitfaden untersuchen wir, was die Rechnungsautomatisierung so leistungsstark macht, und zeigen Ihnen die besten AP-Systeme, die Sie im Jahr 2025 in Betracht ziehen sollten. Egal, ob Sie Inhaber eines Kleinunternehmens oder Leiter der Finanzabteilung eines Unternehmens sind, entdecken Sie, wie die AP-Automatisierung Ihre Abläufe verändern kann.

Was ist eine Software zur Rechnungsautomatisierung?

Unter Rechnungsautomatisierungssoftware versteht man Tools, die den Kreditorenbuchhaltungsprozess digitalisieren und optimieren, indem sie viele der manuellen Aufgaben im Zusammenhang mit der Dokumentenverarbeitung, Dateneingabe und Genehmigungsabläufen eliminieren.

Und so funktioniert es:

1. Rechnungen werden elektronisch aus mehreren Quellen (E-Mail, gescannte Dokumente, PDFs) erfasst. Zum Extrahieren und Validieren der Daten wird OCR-Technologie verwendet.
2. Das System gleicht Rechnungen automatisch mit Bestellungen und Wareneingangsbelegen ab und leitet sie dann durch voreingestellte Genehmigungs-Workflows.
3. Rechnungsdaten werden mit Ihrem ERP- oder Buchhaltungssystem synchronisiert, wodurch eine genaue Aufzeichnung im Hauptbuch gewährleistet wird.
4. Zahlungen werden digital geplant und ausgeführt, wobei Optionen für mehrere Zahlungsmethoden zur Verfügung stehen.

Der Hauptunterschied besteht darin, dass die AP-Teams dank der Automatisierung Rechnungsdaten nicht mehr manuell eingeben, Genehmigungen einholen und Schecks ausstellen müssen. Der gesamte Prozess wird in einem Bruchteil der Zeit von der Software abgewickelt, wobei Compliance und Prüfpfade gewahrt bleiben.

Warum sollten Unternehmen die Rechnungsverwaltung automatisieren?

Es gibt für Unternehmen jeder Größe mehrere zwingende Gründe, ihre Rechnungs- und Zahlungsprozesse zu automatisieren.

Erstens enthalten erstaunliche 39 % der manuell verarbeiteten Rechnungen Fehler, und die durchschnittlichen Kosten für die manuelle Verarbeitung einer Rechnung betragen 15 US-Dollar . Durch Automatisierung wird sichergestellt, dass Rechnungen korrekt erfasst werden, den Steuervorschriften entsprechen und für die Prüfung bereit sind.

Zweitens verbringen 56 % der Teams mehr als 10 Stunden pro Woche mit der Rechnungsbearbeitung und der Verwaltung von Lieferantenzahlungen. Da die Software den Großteil der Dateneingabe und Weiterleitung übernimmt, können sich die Mitarbeiter der Kreditorenbuchhaltung auf höherwertige Aktivitäten konzentrieren.

Über die Effizienzsteigerungen hinaus schützt die Automatisierung Unternehmen durch integrierte Kontrollen und KI-gestützte Anomalieerkennung vor verspäteten Zahlungen, doppelten Rechnungen und potenziellem Betrug.

7 Vorteile der automatisierten Rechnungsverarbeitung

So zahlt sich die Rechnungsautomatisierung für Kreditorenbuchhaltungsteams aus:

Schnellere Rechnungsfreigaben

Wenn eine Rechnung eingeht, wird sie automatisch mit Bestellungen und Quittungen abgeglichen und dann durch vordefinierte Genehmigungsworkflows geleitet. Integrierte Benachrichtigungen und Erinnerungen halten den Prozess in Gang und verkürzen die Genehmigungszyklen von Wochen auf Tage.

Weniger Fehler und doppelte Zahlungen

Die Software gleicht Rechnungsdaten automatisch mit Bestellungen ab, kennzeichnet Unstimmigkeiten und verwaltet eine durchsuchbare Datenbank aller verarbeiteten Rechnungen, um Doppelzahlungen zu vermeiden. Dieser systematische Ansatz trägt dazu bei, die Datengenauigkeit und Finanzkontrolle aufrechtzuerhalten.

Verbesserte Lieferantenbeziehungen

Schnellere Bearbeitungs- und Zahlungszeiten bedeuten zufriedenere Lieferanten. Moderne Automatisierungsplattformen umfassen häufig Lieferantenportale, über die Lieferanten Rechnungen elektronisch einreichen und ihren Zahlungsstatus verfolgen können, wodurch eine Hin- und Her-Kommunikation entfällt.

Verbesserte Transparenz bei der Kreditorenbuchhaltung

Automatisierte Rechnungsverarbeitungstools verfügen häufig über Echtzeit-Dashboards. Diese bieten sofortigen Einblick in ausstehende Verbindlichkeiten, bevorstehende Fälligkeitstermine und Ausgaben nach Kategorie. Diese klare Übersicht hilft Teams, Engpässe zu erkennen und den Cashflow effektiver zu verwalten.

Höhere Kosteneinsparungen

Durch die Reduzierung der manuellen Dateneingabe und die Beseitigung von Fehlern werden durch die Automatisierung die Verarbeitungskosten für Arbeitsaufwand und fehlerhafte Zahlungen erheblich gesenkt. Teams können ihre Zeit von mühsamer Papierarbeit auf wertvollere Finanzanalyse- und Planungsaktivitäten konzentrieren.

Erhöhte Datensicherheit

Im Gegensatz zu Papierrechnungen, die verloren gehen oder von jedem eingesehen werden können, werden digitale Rechnungen mit rollenbasierten Zugriffskontrollen und detaillierten Prüfpfaden sicher gespeichert. Dadurch wird sichergestellt, dass vertrauliche Finanzdaten geschützt bleiben.

Hohe Skalierbarkeit zur Unterstützung des Wachstums

Wenn das Rechnungsvolumen steigt, bewältigen automatisierte Systeme die erhöhte Arbeitslast problemlos, ohne dass eine proportionale Erhöhung des Personalbestands in der Kreditorenbuchhaltung erforderlich ist. Diese Skalierbarkeit ist besonders für schnell wachsende Unternehmen wertvoll.

Die 12 besten Softwares und Systeme zur Rechnungsautomatisierung für die Kreditorenbuchhaltung

Bereit, Ihre AP-Prozesse zu modernisieren? Hier sind die führenden Lösungen zur Rechnungsautomatisierung:

12. PayPal-Rechnung

PayPal Invoicing ist ein einfaches digitales Rechnungstool, mit dem Unternehmen Rechnungen online erstellen und verfolgen können . Das System bietet gemeinsam nutzbare Links und Statusverfolgung, ohne dass Kunden über ein PayPal-Konto verfügen müssen.

Merkmale

• Anpassbare Rechnungsvorlagen mit Logo und Branding
• Mehrwährungsunterstützung für internationale Transaktionen
• Zahlungserinnerungen und Tracking-Funktionalität

Vorteile

• Keine monatlichen Gebühren, da Sie nur bei Zahlungseingang zahlen
• Sichere Zahlungsabwicklung
• Mobiler Zugriff für die Rechnungsverwaltung unterwegs

11. Zoho-Rechnung

Zoho Invoice ist ein Modul innerhalb der umfassenderen Business-Suite von Zoho, das sich auf die Automatisierung von Abrechnungsabläufen für kleine Unternehmen konzentriert. Die Plattform bietet Anpassungsmöglichkeiten und Unterstützung mehrerer Währungen.

Merkmale

• Digitale Signaturfunktionen für Rechnungssicherheit
• Automatisierte Zahlungserinnerungen und Nachverfolgungen
• Einrichtung wiederkehrender Rechnungen

Vorteile

• Handhabung von Einbehaltensrechnungen
• Unterstützung von Transaktionen in mehreren Währungen
• Automatisierte Genehmigungsworkflows

10. FreshBooks

FreshBooks ist eine Abrechnungs- und Buchhaltungsplattform für dienstleistungsbasierte Unternehmen, die Rechnungsverwaltung mit grundlegenden Buchhaltungsfunktionen kombiniert.

Merkmale

• Automatisierte wiederkehrende Rechnungen
• Umwandlung von Zeiterfassung in Rechnung
• Verwaltung von Kundenvorschüssen

Vorteile

• Anpassbare Rechnungsvorlagen
• Projektmeilensteinabrechnung
• Zugänglichkeit für mehrere Geräte

9. Quadratische Rechnungen

Square Invoices ist eine Erweiterung der Zahlungsabwicklungsplattform von Square, die es Unternehmen ermöglicht, Rechnungen mit integriertem Zahlungseinzug zu erstellen und zu verfolgen.

Merkmale

• Umwandlung von Kostenvoranschlag in Rechnung
• Möglichkeit zur Belastung hinterlegter Karten
• Zahlungsverfolgung in Echtzeit

Vorteile

• Kostenvoranschlagsoptionen für mehrere Pakete
• Projektordnerorganisation
• Sofortige Zahlungsabwicklung

8. QuickBooks Online

QuickBooks Online ist eine weitere Buchhaltungssoftware mit integrierten Rechnungsfunktionen für kleine und mittlere Unternehmen, die automatische Zahlungserinnerungen und Bankintegration bietet.

Merkmale

• Automatisierte Zahlungserinnerungen
• Rechnungsstellung in mehreren Währungen
• Benutzerdefinierte Rechnungsvorlagen

Vorteile

• Integration direkter Bankzahlungen
• Automatisierter Abgleich
• Mobiles Rechnungsmanagement

7. Sage Intacct

Sage Intacct ist eine cloudbasierte AP-Automatisierungsplattform, die KI nutzt, um die Rechnungsverarbeitung für mittelständische Unternehmen zu optimieren. Das System erfasst und validiert Rechnungsdaten und verwaltet gleichzeitig Prüfpfade über mehrere Einheiten hinweg.

Merkmale

• KI-gestützte Datenerfassung für die automatisierte Rechnungseingabe
• Integrierte Genehmigungsworkflows mit Ausgabenmanagementkontrollen
• Verarbeitung mehrerer Entitäten innerhalb eines einzigen Kontos

Vorteile

• Reduzierte Bearbeitungszeit und manuelle Dateneingabe
• Nützliche interne Kontrollen und Compliance
• Echtzeit-Einblick in AP-Kennzahlen und Cashflow

6. Tipalti

Tipalti ist eine weitere End-to-End-AP-Plattform, die sich auf die Automatisierung des gesamten Rechnungs- und Zahlungsprozesses konzentriert. Das System zentralisiert Rechnungserfassung, Genehmigungsweiterleitung und Zahlungsausführung für globale Unternehmen .

Merkmale

• OCR-basierte Rechnungsdatenextraktion mit maschinellem Lernen
• Integrierter Kommunikations-Hub für die Zusammenarbeit
• Automatisiertes PO-Matching und Ausnahmebehandlung

Vorteile

• Optimierte Lieferantenkommunikation
• Automatisierter Zahlungsabgleich
• Gute Zahlungskontrollen und Sicherheit

5. SAP Concur

SAP Concur ist eine umfassende Rechnungsverwaltungslösung, die AP-Workflows digitalisiert und automatisiert und gleichzeitig in vorhandene ERP-Systeme integriert ist.

Merkmale

• Automatisierte Rechnungserfassung und Datenvalidierung
• Drei-Wege-Matching-Funktionen
• Anpassbare Genehmigungsworkflows

Vorteile

• Reduzierte Verarbeitungskosten
• Schnellere Rechnungsbearbeitung
• Erfüllt die Lieferantenbeziehungen

4. Brex

Brex ist eine moderne AP-Plattform, die die Automatisierung der Rechnungszahlung mit Tools zur Ausgabenverwaltung kombiniert . Das System optimiert Lieferantenzahlungen und bietet gleichzeitig Echtzeittransparenz bei den Ausgaben.

Merkmale

• KI-gestützte Rechnungsdatenerfassung
• Benutzerdefinierte Genehmigungsabläufe basierend auf mehreren Kriterien
• Virtuelle Kartengenerierung für Zahlungen

Vorteile

• Vereinfachtes Lieferanten-Onboarding
• Automatisierte Zahlungsweiterleitung
• ERP-Integration für einen reibungslosen Abgleich

3. Bill.com

BILL ist eine cloudbasierte Zahlungsplattform, die die Rechnungsverarbeitung und Zahlungsabläufe für Unternehmen jeder Größe automatisiert.

Merkmale

• Mehrere Optionen zum Importieren von Rechnungen
• Automatisierte Genehmigungsweiterleitung
• Internationale Zahlungsmöglichkeiten

Vorteile

• Schnelle Zahlungsabwicklung
• Gute Zahlungssicherheit
• Vereinfachter Abgleich mit Buchhaltungssoftware

2. Ramp

Ramp ist eine Ausgabenmanagementplattform, die Firmenkarten mit AP-Automatisierung kombiniert. Das System nutzt KI , um die Rechnungsverarbeitung zu optimieren und gleichzeitig Echtzeiteinblicke in die Unternehmensausgaben zu bieten.

Merkmale

• KI-gestützte Erfassung und Kodierung von Rechnungsdaten
• Mehrschichtige Genehmigungsworkflows mit intelligentem Routing
• Automatisierte Duplikatserkennung und Fehlervermeidung

Vorteile

• Zentralisiertes Zahlungsmanagement
• Ausgabenverfolgung in Echtzeit
• Automatisiertes Lieferantenmanagement

1. Kräuselung

VersiPlan ist die einzige Plattform, die alle Unternehmensausgaben – von der Gehaltsabrechnung und Firmenkarten bis hin zu Rechnungszahlungen und Spesen – in einem einzigen, integrierten System vereint. Außerdem verbindet VersiPlan im Gegensatz zu anderen Lösungen Finanzvorgänge mit HR-Daten und sorgt so für beispiellose Ausgabenkontrolle und Transparenz.

Merkmale

• KI-gestützte OCR zur automatischen Rechnungserfassung und Rechnungserstellung
• Anpassbare Richtlinien-Engine für die automatische Genehmigungsweiterleitung auf der Grundlage von Ausgabenhöhen und Mitarbeiterattributen
• Lieferantenportal zur Self-Service-Profil- und Zahlungsdetailverwaltung
• Mehrere Zahlungsoptionen, darunter ACH, Überweisungen und Schecks
• Integrierte Ausgabenanalyse und benutzerdefinierte Berichts-Dashboards

Vorteile

• Vollständige Transparenz über Rechnungen, Spesen, Gehälter und Firmenkarten – ganz ohne Programmierkenntnisse
• Detaillierte Ausgabenanalyse nach Abteilung, Standort, Team und einzelnen Mitarbeitern
• Doppelzahlungen durch intelligentes Matching erkennen und verhindern
• Synchronisieren Sie Daten automatisch mit den wichtigsten Buchhaltungsplattformen für einen nahtlosen Abgleich
• Verbesserte Ausgabenkontrolle durch automatisierte Richtliniendurchsetzung

So wählen Sie die richtige Kreditorenbuchhaltungssoftware aus

Wie wählen Sie bei so vielen Systemen zur Rechnungsautomatisierung auf dem Markt das beste für Ihr Unternehmen aus? Bewerten Sie potenzielle Lösungen anhand dieser Schlüsselkriterien:

Kosten

Die Preise können erheblich variieren. Berücksichtigen Sie sowohl die anfänglichen als auch die laufenden Kosten, einschließlich nutzungsabhängiger Gebühren. Wägen Sie diese gegen Zeiteinsparungen und Prozessverbesserungen ab.

Integrationen

Ihre Software zur Rechnungsautomatisierung sollte sich nahtlos mit Ihrem Buchhaltungssystem, ERP und anderen Finanztools verbinden lassen. Bonuspunkte gibt es für Lösungen wie VersiPlan  , die Gehaltsabrechnung, Firmenkarten und Kreditorenbuchhaltung in einem System vereinen. Dadurch entfallen fehleranfällige CSV-Uploads und manuelles Zusammenfügen in Excel.

Skalierbarkeit

Suchen Sie nach einer Lösung, die mit Ihrem Unternehmen wachsen kann. Erwägen Sie Funktionen wie benutzerdefinierte Genehmigungsworkflows, automatische Synchronisierung mit der Buchhaltung und Unterstützung für internationale Zahlungen. Eine Plattform, die Rechnungen, Lohn- und Gehaltsabrechnungen und Ausgaben miteinander verbindet, lässt sich viel besser skalieren.

Benutzerfreundlichkeit

Eine intuitive Benutzeroberfläche und geführte Arbeitsabläufe fördern die interne Akzeptanz. Ihr AP-System sollte die Rechnungsverarbeitung schneller und einfacher machen – nicht mühsamer.

Analyse und Berichterstellung

Echtzeittransparenz ist der Schlüssel zur AP-Optimierung. Wählen Sie eine Lösung mit anpassbaren Dashboards und Berichten, die AP-Daten mit anderen Ausgabeninformationen kombinieren. So können Sie Cashflow und Budgets strategischer verwalten.

Optimieren Sie die Rechnungsverwaltung mit VersiPlan

VersiPlan wurde entwickelt, um die manuelle Arbeit in der Kreditorenbuchhaltung auf nahezu Null zu reduzieren. Durch die Verknüpfung der Kreditorenbuchhaltung mit der Personalabteilung, der Lohnbuchhaltung und anderen Finanzfunktionen hilft die Software den Teams, Rechnungen schneller zu verarbeiten und gleichzeitig eine bessere Kontrolle über die Ausgaben zu behalten.

Mit VersiPlan können Sie:

• Erstellen Sie Rechnungen sofort, indem Sie sie hochladen oder Lieferanten sie direkt per E-Mail an VersiPlan senden lassen.
• Konfigurieren Sie Genehmigungsworkflows, die Rechnungen automatisch basierend auf Abteilung, Lieferant und Betrag weiterleiten.
• Erstellen Sie eine konsolidierte Echtzeitansicht der unternehmensweiten Ausgaben, die die Gesamtkosten einer Abteilung ohne Code oder Abfragen anzeigt.
• Erhalten Sie umfassende Transparenz über Rechnungen, Gehälter, Firmenkarten und Spesen
• Lassen Sie Anbieter ihre eigenen Zahlungsdetails verwalten und den Zahlungsstatus über ein sicheres Portal verfolgen
• Bezahlen Sie Lieferanten weltweit per ACH, Überweisung oder Scheck in ihrer lokalen Währung

Diese Integration mit den Personaldaten Ihres Unternehmens bedeutet, dass Sie die Ausgaben nach Abteilung, Standort und Mitarbeiterebene analysieren können – und so Finanzdaten in umsetzbare Geschäftserkenntnisse umwandeln. Diese tiefe Integration, kombiniert mit intelligenten Genehmigungsworkflows und globalen Zahlungsfunktionen , macht die Verwaltung der Unternehmensausgaben mühelos. Egal, ob Ihr Unternehmen 20 oder 2.000 Mitarbeiter hat, es kann den Zeit- und Kostenaufwand für die Rechnungsverwaltung halbieren.

FAQs zu Software zur Rechnungsautomatisierung

Welche ist die beste Software zum Erstellen einer Rechnung?

Die beste Rechnungssoftware hängt von Ihren Geschäftsanforderungen ab. Freiberufler finden Tools wie PayPal Invoicing oder Zoho Invoice möglicherweise ausreichend. Mittelständische und große Unternehmen profitieren von robusteren AP-Plattformen wie VersiPlan, Tipalti und Ramp.

Welche sind die besten Systeme zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung?

Zu den besten AP-Automatisierungslösungen zählen unserer Analyse zufolge VersiPlan, Ramp, Bill.com, Brex, SAP Concur und Tipalti. Diese Plattformen bieten erweiterte Funktionen wie intelligente Rechnungserfassung, automatisierte Genehmigungsworkflows und Ausgabenanalysen.

Welche Unternehmen profitieren am meisten von einer Software zur Rechnungsautomatisierung?

Jedes Unternehmen, das Zeit und Geld bei der Rechnungsverarbeitung sparen möchte, kann von der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung profitieren. Besonders geeignete Kandidaten sind Unternehmen, die wachsen, mit manuellen Arbeitsabläufen zu kämpfen haben oder eine bessere Kontrolle über ihre Ausgaben erlangen möchten.

Kann Software zur Rechnungsautomatisierung in bestehende Buchhaltungssysteme integriert werden?

Die meisten Plattformen zur Rechnungsautomatisierung sind für die Integration mit gängiger Buchhaltungssoftware wie QuickBooks, Xero, Sage und NetSuite konzipiert. Dies ermöglicht eine nahtlose Datensynchronisierung und -abstimmung. Überprüfen Sie unbedingt die Integrationsmöglichkeiten, bevor Sie sich für ein System entscheiden.

Was ist der Unterschied zwischen AP-Automatisierung und Rechnungsautomatisierung?

AP-Automatisierung und Rechnungsautomatisierung werden oft synonym verwendet. Beide beziehen sich auf den Einsatz von Software zur Optimierung des Kreditorenbuchhaltungsprozesses, von der Rechnungserfassung über Genehmigungsworkflows bis hin zur Zahlungsausführung. Ziel ist es, den manuellen Aufwand zu reduzieren und die finanzielle Effizienz zu verbessern.

---

Gründer und CEO:

Erfan Ahmed ist Gründer und CEO von VersiPlan, einer Plattform, die Finanztechnologie mit innovativen Versicherungen zum Schutz von Vermögenswerten in Spanien und Lateinamerika kombiniert. Mit Hauptsitz in Panama und Madrid entwickelt GeldChild den ersten KI-Assistenten für die Generationenplanung mit Abdeckung in über 100+ Ländern.