Tail Spend Management: Definition, Vorteile & Finanzleitfaden | VersiPlan

 

Die effektive Verwaltung von Geschäftsausgaben ist für den finanziellen Erfolg unerlässlich. Viele Unternehmen, insbesondere solche in der Wachstumsphase, finden es jedoch schwierig, jeden Dollar im Auge zu behalten. Ein Aspekt des Ausgabenmanagements, der oft vernachlässigt wird, sind die sogenannten Tail Spendings – also jene kleinen Ausgaben, die zwar trivial erscheinen, sich aber in ihrer Summe erheblich auf die Gesamtrentabilität auswirken können. Dieser Leitfaden befasst sich mit dem Konzept des Tail Spending Managements, seiner Bedeutung und praktischen Strategien für die erfolgreiche Umsetzung in Ihrem Unternehmen.

Was sind Tail Spendings?

Die Definition von Tail Spend ist nicht immer einfach, da sie von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich ist. Im Allgemeinen bezieht sich Tail Spend auf kleine, geringwertige Einkäufe, die nicht unter strategische Beschaffung fallen. Obwohl diese unkontrollierten Einkäufe einzeln betrachtet unbedeutend sind, können sie bis zu 20 % oder mehr der Gesamtausgaben eines Unternehmens ausmachen.

Das Pareto-Prinzip, auch bekannt als 80/20-Regel, ist hier besonders relevant. Es besagt, dass 80 % des Beschaffungswerts typischerweise von 20 % der Lieferanten stammen, während die restlichen 20 % des Wertes – die Tail Spends – von 80 % weniger bedeutender Einkäufe stammen. Tail Spends werden oft übersehen, verdienen aber Aufmerksamkeit, da sie das Potenzial haben, Einsparungen und Effizienzsteigerungen zu erzielen.

4 Vorteile eines effektiven Tail Spend Managements

Die Einführung eines robusten Tail -Spend-Managementsystems kann Unternehmen eine Reihe von Vorteilen bieten und ihnen dabei helfen, Ressourcen zu optimieren und die finanzielle Effizienz zu steigern. Hier sind einige der wichtigsten Vorteile:

1. Kosteneinsparungen und Abfallreduzierung

Einer der größten Vorteile der Verwaltung von Tail Spend ist das Aufdecken versteckter Kosteneinsparungsmöglichkeiten. Durch die Identifizierung von Redundanzen, die Konsolidierung von Lieferanten und die Standardisierung von Einkäufen können Unternehmen Verschwendung vermeiden und unnötige Ausgaben reduzieren. Eine verbesserte Transparenz der unternehmensweiten Ausgaben kann Unternehmen auch dabei helfen, bessere Konditionen mit Lieferanten auszuhandeln, da Entscheidungsträger eine bessere Vorstellung davon haben, was sie genau benötigen. Außerdem werden dadurch teure Last-Minute-Einkäufe vermieden.

2. Höhere Effizienz und Zeitersparnis

Tail Spend, häufig gekennzeichnet durch nicht verwaltete Transaktionen mit geringem Wert, kann unverhältnismäßig viel Zeit verschlingen, wenn sie nicht effektiv verwaltet werden. Die Automatisierung von Prozessen wie Rechnungsgenehmigungen, Kostenerstattungen und Beschaffungsanfragen rationalisiert Arbeitsabläufe und ermöglicht es Teams, sich auf strategische Ziele statt auf Verwaltungsaufgaben zu konzentrieren.

3. Lieferantenkonsolidierung und Optimierung der Beziehungen

Die Verwaltung einer großen Anzahl von Lieferanten mit geringem Wert kann ineffizient und ressourcenintensiv sein. Die Konsolidierung der Restausgaben auf weniger Lieferanten vereinfacht nicht nur die Beschaffung, sondern stärkt auch die Beziehungen zu bevorzugten Anbietern. So können Unternehmen ihre Preise optimieren, die Servicequalität verbessern und langfristige Partnerschaften aufbauen.

4. Verbesserte Ausgabentransparenz und -kontrolle

Ein effektives Tail-Spend-Management stellt sicher, dass jeder Dollar berücksichtigt wird. Durch die Zentralisierung von Daten und die Nutzung von Echtzeitanalysen erhalten Unternehmen einen besseren Einblick in Ausgaben- und Beschaffungsmuster. Diese Transparenz ermöglicht es Teams, die Einhaltung von Vorschriften zu überwachen, Budgets zu verfolgen und Bereiche für strategische Verbesserungen zu identifizieren. Außerdem wird das Risiko nicht autorisierter oder verschwenderischer Einkäufe verringert.

Tail-Spend-Kategorien: 4 Beispiele für Tail-Spend

Tail Spend besteht aus verschiedenen kleinen, nicht strategischen Käufen, die zwar scheinbar unbedeutend sind, zusammen jedoch einen erheblichen Teil der Gesamtausgaben ausmachen können. Hier sind einige gängige Kategorien von Tail Spend sowie Beispiele für Ausgaben, die häufig in diese Kategorien fallen:

Büromaterial und Verwaltungskosten

Verwaltungs- und bürobezogene Einkäufe sind klassische Kategorien von Tail Spend. Zu diesen wiederkehrenden, aber geringwertigen Einkäufen gehören oft:

• Druckertinte und Tonerkartuschen
• Schreibwaren (Notizbücher, Stifte, Hefter usw.)
• Kaffee, Tee und Bürosnacks für Mitarbeiter
• Reinigungsmittel zur Pflege der Büroumgebung

IT- und technologiebezogene Einkäufe

Kleinere IT- und Technologieausgaben bleiben oft unbemerkt, tragen jedoch erheblich zu den restlichen Ausgaben bei:

• Kleine Softwarelizenzen oder Abonnements für sekundäre Tools
• Ersatz-Computerperipheriegeräte wie Tastaturen, Mäuse oder Monitore
• Externe Speichergeräte wie Festplatten oder Flash-Laufwerke
• Kabel, Adapter und anderes Zubehör

Reisen und Unterhaltung

Reisekosten werden häufig nicht geplant oder unzureichend nachverfolgt, was die Kosten für die Restausgaben zusätzlich erhöht. Beispiele:

• Auf Geschäftsreisen gekaufte Mahlzeiten und Snacks
• Taxitarife, Mitfahrdienste oder Fahrkarten für öffentliche Verkehrsmittel
• Hotelnebenleistungen wie WLAN-Zugang oder Wäscheservice
• Dankesgeschenke oder Belohnungen für Mitarbeiter wie Geschenkkarten oder Blumen

Marketing- und Werbematerialien

Marketinginitiativen, insbesondere einmalige oder nicht strategische Maßnahmen, fallen aufgrund ihres Ad-hoc-Charakters häufig unter die Kategorie „Tail Spend“:

• Markenartikel wie Stifte, Tassen oder T-Shirts
• Einmalige Social-Media- oder digitale Werbekampagnen
• Drucksachen wie Broschüren, Flyer oder Visitenkarten

Herausforderungen des Tail Spend Managements

Aufgrund ihrer fragmentierten Natur und niedrigen Priorität ist die Verwaltung von Tail Spending oft komplexer als die herkömmliche Ausgabenverwaltung. Diese Ausgaben mögen zwar gering erscheinen, ihre kumulativen Auswirkungen können jedoch für Unternehmen enorme Herausforderungen darstellen. Hier sind die Hauptgründe, warum Tail Spending Management besonders anspruchsvoll ist:

1. Begrenzte Lieferantenüberwachung

Tail Spend umfasst häufig eine große Anzahl kleiner, seltener Transaktionen mit unterschiedlichen Lieferanten. Die Verwaltung dieser Lieferanten ist eine Herausforderung, da Unternehmen möglicherweise nicht über die Ressourcen oder die Zeit verfügen, um deren Leistung zu überwachen, Verträge auszuhandeln oder die Einhaltung von Vorschriften sicherzustellen. Dieser Mangel an Kontrolle kann zu inkonsistenten Preisen und verpassten Möglichkeiten zur Kosteneinsparung führen.

2. Datensilos und mangelnde Ausgabentransparenz

Fragmentierte Ausgabendaten über verschiedene Abteilungen oder Systeme hinweg erschweren es, die Muster der Endausgaben klar zu verstehen. Wenn Beschaffungsdaten isoliert sind, fällt es Finanzteams möglicherweise schwer, Ineffizienzen zu identifizieren oder potenzielle Risiken wie Richtlinienverstöße oder doppelte Transaktionen zu erkennen.

3. Dezentrale Einkaufspraktiken

In vielen Organisationen werden die Ausgaben für die Restausgaben dezentralisiert und nicht verwaltet. Einzelne Mitarbeiter oder Teams tätigen einmalige Einkäufe ohne große Kontrolle. Dieser Mangel an Zentralisierung führt zu inkonsistenten Beschaffungsprozessen, Doppelarbeit und Schwierigkeiten bei der effektiven Verfolgung und Verwaltung von Ausgaben.

4. Mangelnde Automatisierung und Technologie

Ohne die richtige Technologie für Long-Tail-Spends müssen Unternehmen manuelle Prozesse durchführen, die zeitaufwändig und fehleranfällig sind. Die Einführung von Tools für Long-Tail -Spend-Management kann umständliche Prozesse wie die Rechnungsbearbeitung, den Zahlungsabgleich und die Nachverfolgung von Einkäufen für zahlreiche Transaktionen mit geringem Wert rationalisieren. Unternehmen, die auf veraltete oder nicht anpassbare Technologie angewiesen sind, sehen sich häufig mit höheren Verwaltungskosten und Ineffizienzen konfrontiert.

5. Geringe Priorität und Aufmerksamkeit

Tail Spend wird häufig übersehen, weil Finanz- und Beschaffungsteams oft höherwertige Kategorien priorisieren. Diese niedrige Priorisierung führt dazu, dass Ineffizienzen bestehen bleiben und Unternehmen potenzielle Einsparungen nicht optimal nutzen können.

5 Strategien zur Verwaltung von Tail Spend

Um Tail Spend effektiv zu managen, sind strategische Maßnahmen erforderlich, um Fehler zu reduzieren, die Compliance zu verbessern und versteckte Einsparungen zu erschließen. Im Folgenden finden Sie einige bewährte Strategien zur Optimierung des Tail Spend-Managements:

1. Zentralisieren Sie Beschaffungsprozesse

Dezentralisierte Einkäufe führen häufig zu fragmentierten Ausgaben und geringerer Transparenz. Durch die Zentralisierung des Ausgabenmanagements können Unternehmen die unternehmensweiten Ausgaben von einem einzigen Dashboard aus einsehen, standardisierte Genehmigungsworkflows erstellen, einheitliche Ausgabenrichtlinien durchsetzen und die Restausgaben besser kontrollieren. Durch die Konsolidierung der Einkäufe unter einem einzigen Dach können Unternehmen auch bessere Vertragsbedingungen mit Lieferanten aushandeln.

2. Nutzen Sie Automatisierungstools

Manuelle Prozesse im Tail Spend Management sind zeitaufwändig und fehleranfällig. Die Automatisierung von Beschaffungsworkflows, von Kaufanfragen bis hin zu Rechnungsgenehmigungen, vereinfacht die Abläufe und gewährleistet Genauigkeit. Fortschrittliche Tools können auch Echtzeitanalysen der Ausgabenmuster bereitstellen, sodass Finanz- und Beschaffungsteams datengesteuerte, strategische Entscheidungen treffen können.

3. Entwickeln Sie ein bevorzugtes Lieferantenprogramm

Die Zusammenarbeit mit zu vielen Lieferanten ist eine häufige Herausforderung im Tail Spend Management. Die Erstellung eines bevorzugten Lieferantenprogramms hilft dabei, den Einkauf zu rationalisieren und zu optimieren, indem Transaktionen auf eine ausgewählte Gruppe geprüfter Lieferanten beschränkt werden. Dies verbessert nicht nur die Compliance, sondern ermöglicht es Unternehmen auch, Mengenrabatte zu nutzen und Lieferantenbeziehungen zu stärken.

4. Führen Sie regelmäßige Audits und Analysen durch

Regelmäßige Prüfungen der Restausgaben können Ineffizienzen, redundante Lieferanten und Möglichkeiten zur Kostensenkung aufdecken. Durch die Kombination dieser Prüfungen mit Analysetools können Unternehmen Ausgabentrends überwachen, potenzielle Risiken identifizieren und die Einhaltung von Beschaffungsrichtlinien verfolgen.

5. Katalogkäufe standardisieren

Ein standardisierter Katalog genehmigter Produkte und Dienstleistungen stellt sicher, dass Mitarbeiter konsistente und kostengünstige Einkäufe tätigen. Durch die Vorauswahl von Artikeln und Lieferanten können Unternehmen nicht genehmigte Ausgaben vermeiden, die Variabilität verringern und die Übereinstimmung mit den Unternehmensrichtlinien sicherstellen.

So reduzieren Sie Tail Spend in 3 Schritten

Um die Ausgaben für andere Ausgaben effektiv zu reduzieren, ist ein systematischer Ansatz erforderlich. Mit den folgenden Schritten können Unternehmen ihre Ausgaben besser kontrollieren, versteckte Einsparungen aufdecken und ihr Ausgabenmanagement insgesamt verbessern:

Schritt 1. Analysieren und segmentieren Sie die Tail-Spends

Führen Sie zunächst eine detaillierte Analyse Ihrer Ausgaben durch. Kategorisieren Sie Ihre Einkäufe, um Ausgabemuster zu identifizieren, und gruppieren Sie sie in Segmente wie Bürobedarf, IT-Peripheriegeräte oder Reisekosten. Diese Segmentierung bietet Klarheit darüber, wo Ressourcen eingesetzt werden, und zeigt Bereiche auf, in denen möglicherweise Einsparungen möglich sind.

Schritt 2. Lieferanten identifizieren und konsolidieren

Überprüfen Sie Ihren Lieferantenstamm, um Konsolidierungsmöglichkeiten zu identifizieren. Die Zusammenarbeit mit weniger, aber sorgfältig ausgewählten Lieferanten vereinfacht die Beschaffung, verbessert die Preisverhandlungen und stärkt die Lieferantenbeziehungen. Wenn Sie beispielsweise Bürobedarfskäufe mit einem einzigen Lieferantenvertrag konsolidieren, können Sie Mengenrabatte erhalten und den Bestellvorgang optimieren.

Schritt 3. Implementieren Sie eine Richtlinie zur Verwaltung der Tail-Spends

Erstellen Sie eine umfassende Spesenrichtlinie , die den Mitarbeitern hilft, Einkäufe innerhalb definierter Parameter zu tätigen. Die Spesenrichtlinie sollte genehmigte Lieferanten, Ausgabenschwellen und Richtlinien zur Einhaltung enthalten. Wenn Sie Ihre Teams über diese Standards informieren, stellen Sie Konsistenz sicher und verringern die Wahrscheinlichkeit nicht autorisierter oder verschwenderischer Ausgaben. Vipin Sethi, Controller bei VersiPlan, hat in seinem neuesten Blog seinen sechsteiligen Rahmen für die Erstellung einer durchsetzbaren Spesenrichtlinie vorgestellt .

Optimieren Sie das Tail-Spend-Management mit VersiPlan

VersiPlan Spend verwandelt Tail Spending durch Automatisierung, Echtzeittransparenz und erweiterte Kontrollen. Die intuitive Plattform konsolidiert alle Unternehmensfinanzen – Spesenrückerstattungen, Gehaltsabrechnung, Firmenkarten und Rechnungszahlungen – in einem System und gibt Ihnen die volle Kontrolle über die Ausgaben.

Automatisieren Sie Ausgaben-Workflows.

Mit der erweiterten Richtlinien-Engine von VersiPlan können Sie benutzerdefinierte Regeln nach Anbieter, Betrag oder Kategorie festlegen. Ausgaben, die nicht den Richtlinien entsprechen, werden automatisch gekennzeichnet. Genehmigungen werden nahtlos weitergeleitet, was die Einhaltung der Vorschriften gewährleistet und Zeit spart.

Erstellen Sie Dashboards in wenigen Minuten und ohne Code.

Mit Echtzeitberichten und KI-gestützter Kategorisierung vereinfacht VersiPlan Audits und die Vorbereitung auf gesetzliche Vorschriften. Jede Transaktion wird mit Ihrem Buchhaltungssystem synchronisiert, sodass Ihre Bücher genau und auf dem neuesten Stand bleiben. Sie können beispielsweise in wenigen Minuten eine Dashboard-Ansicht Ihrer Ausgaben nach Anbieter erstellen, ohne Code oder Abfragen.

**Vereinfachen Sie globale Ausgaben.**VersiPlan vereinfacht die internationale Ausgabenverwaltung durch die Belegerfassung in jeder Sprache und die automatische Währungsumrechnung für globale Teams. Klicken Sie hier , um zu erfahren, wie VersiPlan Ihnen bei der mühelosen Verwaltung von Restausgaben helfen kann.

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Gründer und CEO:

Erfan Ahmed ist Gründer und CEO von VersiPlan, einer Plattform, die Finanztechnologie mit innovativen Versicherungen zum Schutz von Vermögenswerten in Spanien und Lateinamerika kombiniert. Mit Hauptsitz in Panama und Madrid entwickelt GeldChild den ersten KI-Assistenten für die Generationenplanung mit Abdeckung in über 100+ Ländern.