7 Schritte zur Erstellung einer effektiven Reise- & Spesenrichtlinie | VersiPlan

 

Inhaltsverzeichnis

• Was ist eine T&E-Richtlinie?
• Vorteile einer Reise- und Reisekostenrichtlinie
• 7 wesentliche Bestandteile einer Reise- und Spesenrichtlinie
• Definieren Sie den Umfang Ihrer Reise- und Spesenrichtlinie
• Auswirkungen auf die Reise- und Unterhaltungskostensteuer
• Best Practices zur Optimierung Ihres Reise- und Spesenmanagements
• 7 Schritte zum Verfassen einer klaren Reise- und Spesenrichtlinie für Ihr Unternehmen
• Vereinfachen Sie Ihre Geschäftsfinanzen mit VersiPlan
• Häufig gestellte Fragen zu Reise- und Reisekostenrichtlinien

---

Ein Abendessen für 200 $ mit einem Kunden, für das weder eine Quittung noch ein Kunde fehlt. Eine „Notfallausgabe“ von 50 $, die sich als ein Hotelbademantel herausstellt. Nicht näher spezifizierte „Unterhaltungskosten“, die in einer Stadt berechnet werden, in der Ihr Unternehmen keine Niederlassungen hat. Ohne eine klare Reise- und Spesenrichtlinie können Spesenabrechnungen schnell zu kreativen Schreibübungen werden. Und während es sich wie Mikromanagement anfühlen mag, den Mitarbeitern genau zu sagen, wie und wo sie ihre Firmenkarten durchziehen dürfen, geht es eigentlich darum, sicherzustellen, dass sich alle darüber einig sind, was fair, angemessen und erstattungsfähig ist.

In diesem Artikel erläutern wir, was eine effektive Reise- und Spesenrichtlinie ausmacht, von der Identifizierung von Spesenkategorien bis hin zu den besten Tools zur Automatisierung Ihrer Spesenabrechnung.

Was ist eine T&E-Richtlinie?

Eine Reise- und Spesenrichtlinie (T&E) ist eine Reihe spezieller Richtlinien, die Ihr Unternehmen verwendet, um Mitarbeitern bei der Verwaltung reisebezogener Geschäftsausgaben wie Flugkosten, Mahlzeiten und Unterkunft zu helfen. Sie legt fest, wofür Mitarbeiter Geld ausgeben dürfen, wie viel sie ausgeben dürfen und wie sie eine Erstattung beantragen können . Ziel ist es, die Kosten zu kontrollieren und dafür zu sorgen, dass sich alle im Unternehmen über die angemessene Verwendung von Unternehmensgeldern einig sind.

Neben der betrieblichen und finanziellen Effizienz kann eine klare Reise- und Spesenrichtlinie Ihrem Unternehmen helfen, unliebsame Überraschungen in der Steuersaison zu vermeiden. Indem Sie Mitarbeiterkäufe auf steuerlich absetzbare Ausgaben beschränken und Belege verlangen, stellen Sie sicher, dass Sie im Falle einer Prüfung gut vorbereitet sind.

Vorteile einer Reise- und Reisekostenrichtlinie

Eine solide T&E-Richtlinie hilft Ihrem Unternehmen, Geld zu sparen, die Vorschriften einzuhalten und die Arbeitsmoral der Mitarbeiter zu steigern. Wenn Sie klar definierte Richtlinien für Ausgaben und Erstattungen festlegen, vereinfacht dies das Ausgabenmanagement und reduziert die Fehlermöglichkeiten. Gleichzeitig wird sichergestellt, dass sich die Mitarbeiter unterstützt und fair behandelt fühlen.

• Optimiertes Spesenmanagement.

  Eine klare T&E-Richtlinie vereinfacht die Spesenabrechnung, indem sie Ihrer Finanzabteilung die Bearbeitung von Belegen und Rechnungen erleichtert und eine schnelle Erstattung gewährleistet.

• Verbesserte Einhaltung von Vorschriften.

  Wenn Sie sich die Zeit nehmen, eine gründliche und umfassende Spesenrichtlinie zu erstellen, können Sie die IRS-Vorschriften einhalten und im Falle einer Prüfung genaue Aufzeichnungen sicherstellen.

• Höhere Mitarbeiterzufriedenheit.

  Wenn Mitarbeiter genau wissen, welche Kosten Ihre Police abdeckt und wann sie mit der Erstattung rechnen können, sind sie weniger verwirrt oder frustriert.

• Reduziertes Risiko von Betrug und Missmanagement.

  Durch das Festlegen von Ausgabenlimits, das Anfordern von Belegen und das Einrichten von Genehmigungsworkflows erleichtert eine T&E-Richtlinie das Erkennen ungewöhnlicher Ausgabemuster und nicht autorisierter Einkäufe.

7 wesentliche Bestandteile einer Reise- und Spesenrichtlinie

1. Ausgabenkategorien und -beschränkungen

Definieren Sie die von Ihrer Police abgedeckten Ausgabenarten und legen Sie innerhalb jeder Kategorie Ausgabenlimits fest.

Beispiel: Hotelaufenthalte sind auf 150 $ pro Nacht für Inlandsreisen und 250 $ für Auslandsreisen begrenzt.

2. Erstattungsverfahren

Geben Sie eine Übersicht über die Zeitpläne und Belege, die für die Kostenerstattung erforderlich sind.

Beispiel: Mitarbeiter müssen bis zum 25. jedes Monats Spesenabrechnungen einreichen.

3. Genehmigungsworkflows

Listen Sie die Schritte zur vorläufigen und endgültigen Genehmigung von Ausgaben auf. Stellen Sie sicher, dass Sie klarstellen, ob bestimmte Rollen oder Abteilungen bestimmte Verfahren befolgen.

Beispiel: Einkäufe über 1.000 US-Dollar müssen von einem Manager und der Finanzabteilung genehmigt werden. Junior-Mitarbeiter müssen für alle reisebezogenen Ausgaben vorab die Genehmigung eines Vizepräsidenten einholen.

4. Richtlinien zur Reisebuchung

Geben Sie an, ob Geschäftsreisende Flüge und Unterkünfte über ein bestimmtes Reisebüro buchen müssen, und identifizieren Sie bevorzugte Anbieter.

Beispiel: Alle Hotelbuchungen müssen über das Mitarbeiter-Reiseportal erfolgen.

5. Tagessätze und Verpflegungsgelder

Legen Sie Tagessätze und Nebenkosten je nach Mitarbeiterebene und geografischer Region fest.

Beispiel: Vertriebsmitarbeitern in Städten der Stufe 3 werden 50 USD pro Tag für Mahlzeiten und 20 USD für Nebenkosten zugeteilt. Vertriebsmitarbeitern in Städten der Stufe 1 und 2 werden 65 USD pro Tag für Mahlzeiten und 35 USD für Nebenkosten zugeteilt.

6. Meldepflichten

Geben Sie klare Anweisungen dazu, was in Reisekostenabrechnungen enthalten sein muss, damit sie korrekt sind. Erstellen Sie bei Bedarf eine Vorlage für Reisekostenabrechnungen, um das korrekte Verfahren zu veranschaulichen.

Beispiel: Berichte müssen eine detaillierte Liste aller Einkäufe sowie eine Quittung enthalten. Fügen Sie eine Erklärung zum geschäftlichen Zweck Ihres Einkaufs bei.

7. Überprüfung und Aktualisierung der Richtlinien

Überprüfen Sie regelmäßig Ihre Reise- und Spesenrichtlinien, um über Änderungen bei Vorschriften und Lebenshaltungskosten sowie geschäftlichen Erfordernissen auf dem Laufenden zu bleiben.

Beispiel: „Da wir vor Kurzem ein Büro in Toronto eröffnet haben, beachten Sie bitte unsere neuen Richtlinien für internationale Reisen und die Liste bevorzugter Hotels.“

Definieren Sie den Umfang Ihrer Reise- und Spesenrichtlinie

Berechtigte Mitarbeiter und Rollen

Identifizieren Sie die von Ihrer Police abgedeckten Mitarbeiter anhand klarer, leicht anzuwendender Kriterien, wie z. B. Stellenbeschreibungen oder Projektanforderungen. Passen Sie Ihre Genehmigungen bei Bedarf an, um die Effizienz zu steigern. Manager benötigen für einen Spesenbericht möglicherweise nur die Genehmigung eines Direktors , während Teammitglieder mit niedrigerem Beschäftigungsniveau möglicherweise eine Vorabgenehmigung benötigen, bevor sie einen Kauf tätigen.

Anwendbare Reiseszenarien (Inland vs. Ausland)

Erläutern Sie, wie Ihre Richtlinie für Inlands- und Auslandsreisen gilt, einschließlich der Beschränkungen für Flugpreise, Kilometer, Unterkunft, Transport und Verpflegung. Ein Online-Handbuch mit interaktiven Beispielen, Quizzen und anderen Ressourcen kann den Geschäftsreisenden in Ihrem Team dabei helfen, die Richtlinie richtig umzusetzen.

Haushaltsbeschränkungen

Legen Sie realistische, flexible Ausgabenobergrenzen fest, die eine Vielzahl von Geschäftsreiseszenarien berücksichtigen. Beispielsweise spiegeln Ausgabenobergrenzen für Nebenkosten und Tagespauschalen in der Regel Kostenunterschiede zwischen Regionen wider. Sie sollten auch klare Konsequenzen für nicht autorisierte Ausgaben festlegen.

Ausschlüsse und Ausnahmen

Wenn Sie sich dafür entscheiden, bestimmte Arten von Einkäufen auszuschließen, machen Sie das in Ihrer Richtlinie deutlich. Beschreiben Sie, wie Mitarbeiter mit Notfällen auf Reisen umgehen sollen und welche Unterstützung sie vom Unternehmen erwarten können. Mitarbeiter müssen manchmal von der Richtlinie abweichen und es ist wichtig, dass sie das richtige Verfahren im Voraus verstehen, um unnötigen Verwaltungsaufwand zu vermeiden.

Auswirkungen auf die Reise- und Unterhaltungskostensteuer

Sofern sie für den Betrieb oder das Wachstum Ihres Unternehmens notwendig sind, sind viele gängige Geschäftsreisekosten steuerlich absetzbar. Unternehmen können auch die Mehrwertsteuer (MwSt.) auf im Ausland getätigte Einkäufe zurückfordern, was zu erheblichen Einsparungen bei Ihrem Reisekostenbudget führen kann, wenn Ihre Mitarbeiter regelmäßig internationale Geschäftsreisen unternehmen, um sich mit Klienten, Kunden oder Lieferanten zu treffen.

Wenn Sie diese Abzüge jedoch geltend machen möchten, müssen Sie genaue Aufzeichnungen führen. Für jede geltend gemachte Ausgabe ist ein Beleg erforderlich, z. B. eine Rechnung, eine Quittung oder eine Abrechnung. Um die Mehrwertsteuer zurückzufordern, müssen Sie die länderspezifischen Vorschriften einhalten.

Best Practices zur Optimierung Ihres Reise- und Spesenmanagements

Die Tools und Prozesse, die Sie als Kleinunternehmen oder Einzelunternehmer zur Verwaltung Ihrer Ausgaben verwenden, können mit Ihrem Unternehmen wachsen, müssen es aber nicht. Mehr Mitarbeiter, die in Flugzeuge steigen und Abendessen für Kunden buchen, bedeuten mehr Belege, die nachverfolgt, Erstattungen bearbeitet und IRS-Regeln überwacht werden müssen.

Optimierte Ausgabenmanagementsysteme und klare Leitlinien für die Unternehmensausgaben können Ihnen dabei helfen, die Kontrolle über größere Teams und die Genauigkeit Ihrer Bücher und Aufzeichnungen zu bewahren.

1. Verwenden Sie automatisierte Tools zur Ausgabenverwaltung

Automatisierte Tools vereinfachen die Spesenabrechnung, indem sie Geschäftsausgaben kategorisieren und Belege in Echtzeit erfassen. Ein Vertriebsmitarbeiter unterwegs kann beispielsweise nach dem Auschecken eine Hotelrechnung mit einer mobilen App scannen, sodass er keine Dokumente mehr aufbewahren und Daten nicht mehr manuell eingeben muss. Viele Tools zur Spesenverwaltung lassen sich in Buchhaltungs- und Finanzberichtssysteme integrieren, was den Erstattungsprozess rationalisieren kann.

2. Setzen Sie klare Richtlinien für Mitarbeiter um

Durch die Festlegung klarer Regeln für Unternehmensausgaben wird die Wahrscheinlichkeit von Verwirrungen minimiert, wenn Mitarbeiter Kaufentscheidungen treffen müssen. Denken Sie daran, dass eine effektive Ausgabenrichtlinie mehr als nur Ausgabenkategorien und -grenzen abdeckt. Sie stellt auch sicher, dass die Mitarbeiter genau wissen, was sie brauchen, um rechtzeitige Erstattungen zu erhalten.

3. Richtlinien regelmäßig überprüfen und aktualisieren

Eine Reise- und Reisekostenrichtlinie muss relevant bleiben, um wirksam zu bleiben. Beispielsweise aktualisiert das IRS die Sätze für die Kilometerpauschale jährlich, um Änderungen der Kosten für den Besitz oder Betrieb eines Fahrzeugs Rechnung zu tragen. Idealerweise überarbeiten Sie Ihre Reiserichtlinie jedes Jahr, um Schritt zu halten. Auch Änderungen der Lebenshaltungskosten können Geschäftsreisen mit der Zeit teurer machen, was Ihre Unternehmensrichtlinien ebenfalls berücksichtigen sollten.

4. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter in der Einhaltung der Richtlinien

Umfassende Schulungen geben Mitarbeitern die Werkzeuge an die Hand, um Geschäfts- und Reisekosten zu verwalten, ohne ständig auf Vorgesetzte oder das Finanzteam zurückgreifen zu müssen. So kann beispielsweise ein kurzer Überblick über Ausgabenlimits und Firmenkarten für neue Mitarbeiter unbeabsichtigten Missbrauch verhindern. Laufende Kommunikation über bewährte Vorgehensweisen trägt ebenfalls zur Einhaltung der Vorschriften bei.

5. Richten Sie eine Echtzeitverfolgung für Ausgaben ein

Echtzeit-Tracking-Tools geben Ihrer Finanzabteilung und Ihren Entscheidungsträgern einen umfassenden Einblick in die Ausgabentrends im gesamten Unternehmen. So kann beispielsweise eine Spesenmanagement-Software Käufe, die nicht den Richtlinien entsprechen, sofort kennzeichnen und so ein schnelles Eingreifen ermöglichen.

7 Schritte zum Verfassen einer klaren Reise- und Spesenrichtlinie für Ihr Unternehmen

Das Erstellen Ihrer T&E-Richtlinie ist wie das Erstellen eines Finanzplans für Ihre Geschäftsreisenden. Sie hilft ihnen, schnell und ohne Rücksprache mit Ihrem Finanzteam fundierte Finanzentscheidungen zu treffen. Ein Mitarbeiter, der in letzter Minute eine Reise zu einem Meeting bucht, sollte nicht Hunderte von Absätzen durchgehen müssen, bevor er eine wichtige Reservierung vornimmt. Eine klare, prägnante Reise- und Spesenrichtlinie ermöglicht es ihm, ohne unnötige Verzögerungen oder Sorgen um die Erstattung vorzugehen.

Schritt 1. Identifizieren Sie Ihren Bedarf an Geschäftsreisen und Spesen

Überlegen Sie, welche Arten von Geschäftsausgaben Ihr Unternehmen normalerweise hat, wie etwa Transport, Unterkunft oder Verpflegung. Berücksichtigen Sie dabei sowohl die Bedürfnisse Ihrer häufigen Geschäftsreisenden als auch derjenigen, die möglicherweise nur ein paar Reisen pro Jahr unternehmen. Wenn Sie die Bedürfnisse Ihrer gesamten Belegschaft kennen, können Sie geeignete Ausgabenkategorien definieren und sicherstellen, dass Ihre Richtlinien mit den betrieblichen Prioritäten übereinstimmen.

Schritt 2. Legen Sie klare Ziele und Vorgaben fest

Überlegen Sie, was Ihr Unternehmen mit seiner T&E-Richtlinie am meisten erreichen möchte. Wollen Sie Kosten senken? Arbeitsabläufe für die Finanzabteilung optimieren? Die allgemeine Einhaltung der Finanzvorschriften verbessern? Klare Ziele können Ihnen dabei helfen, kluge Entscheidungen hinsichtlich Ausgabenlimits, Vorabgenehmigungen und Dokumentationsanforderungen zu treffen.

Schritt 3. Genehmigungsworkflows definieren

Erstellen Sie einen strukturierten Prozess zur Genehmigung von Ausgaben, der Verantwortlichkeit und Effizienz in Einklang bringt. Zu viele Genehmigungen können die Arbeitsmoral der Mitarbeiter beeinträchtigen und zu administrativen Engpässen führen, während zu wenige zu Ausgaben führen können, die nicht den Richtlinien entsprechen. Legen Sie klare Regeln fest, wann eine Vorabgenehmigung erforderlich ist, z. B. bei großen Ausgaben oder internationalen Käufen.

Schritt 4. Legen Sie Ausgabenlimits und Kategorien fest

Verwenden Sie Ausgabenkategorien, um klare Ausgabengrenzen für bestimmte Arten von Einkäufen festzulegen, z. B. Verpflegungsgelder, Kilometergeld oder Hotelpreise. Berücksichtigen Sie unbedingt Markttrends und geografische Unterschiede, damit die Richtlinien fair und praktisch bleiben. Ein Limit von 200 USD für Hotelübernachtungen reicht in Portland, Maine, normalerweise viel weiter als beispielsweise in Portland, Oregon.

Schritt 5. Erstattungsprozesse skizzieren

Geben Sie an, wie Mitarbeiter ihre Belege und Rechnungen einreichen sollen, entweder digital oder in Papierform, und legen Sie klare Zeitpläne für die Bearbeitung von Ansprüchen fest. Geben Sie Details zu zulässigen Formaten wie Dateitypen an, um unnötige Verwaltungsverzögerungen zu vermeiden. Wenn Sie klare Erwartungen an die Erstattung festlegen, behalten Mitarbeiter den Überblick über wichtige Dokumente und verringern das Risiko von Buchhaltungsfehlern, die durch verspätete oder unvollständige Spesenabrechnungen entstehen können.

Schritt 6. Entwickeln Sie einen Prozess für die politische Kommunikation

Nutzen Sie Schulungen, E-Mail-Erinnerungen, digitale Plattformen und andere Tools, um sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter Zugriff auf Ihre T&E-Richtlinie haben und wissen, wie sie diese in der Praxis anwenden können. Klare Kommunikationskanäle sind auch praktisch, wenn Sie Ihre Mitarbeiter über geplante Änderungen auf dem Laufenden halten müssen.

Schritt 7. Überprüfen und iterieren Sie auf der Grundlage des Feedbacks

Holen Sie regelmäßig Feedback zu Ihrer T&E-Richtlinie von Geschäftsreisenden und Ihrer Finanzabteilung ein, um zu verstehen, wie effektiv sie die Bedürfnisse der Mitarbeiter und die finanziellen Prioritäten des Unternehmens in Einklang bringt. Je nachdem, was Sie hören, können Sie in einigen Bereichen den Geldhahn zudrehen oder in anderen Bereichen den Gürtel enger schnallen.

Vereinfachen Sie Ihre Geschäftsfinanzen mit VersiPlan

Mit VersiPlan werden Spesenmanagement und Kostenerstattungen dank leistungsstarker Anpassung und Automatisierung zu einem schnellen, reibungslosen und benutzerfreundlichen Erlebnis.

Mitarbeiter können Ausgaben einreichen oder Belege mit automatischer Belegerfassung über Mobilgeräte oder das Internet hochladen. Genehmigungen werden anhand der Regeln automatisiert, die Sie basierend auf den Abteilungen, Rollen, Berufsbezeichnungen, Standorten und anderen Daten der Mitarbeiter erstellen. Sobald Sie sie eingerichtet haben, gelten sie automatisch für Erstattungsanträge. Nicht den Richtlinien entsprechende Transaktionen werden in Echtzeit gestoppt und Anträge, doppelte Transaktionen oder Belegabweichungen werden automatisch gekennzeichnet. Jede Ausgabe wird zur einfachen Abrechnung mit dem Hauptbuch Ihres Unternehmens synchronisiert – unabhängig davon, wo sich Ihre Mitarbeiter auf der Welt befinden.

Mit VersiPlan können Sie:

• Leiten Sie Ausgaben und Rechnungen immer automatisch an den richtigen Genehmiger weiter.
• Kennzeichnen Sie Ausgaben, die nicht den Richtlinien entsprechen, mit hyperindividuellen Richtlinien, z. B. nach Anbieter oder Wert, zur weiteren Überprüfung.
• Schließen Sie die Bücher schneller ab, indem Sie die Transaktionskategorisierung auf KI-Basis durchführen und sie in Ihre Buchhaltungssysteme integrieren.

Häufig gestellte Fragen zu Reise- und Reisekostenrichtlinien

Wie können kleine Unternehmen ohne umfangreiche Ressourcen eine T&E-Richtlinie implementieren?

Kleine Unternehmen können eine Reisekostenrichtlinie implementieren, indem sie grundlegende Ausgabenkategorien abgrenzen, Ausgabenlimits festlegen und kostengünstige Tools wie Tabellenkalkulationen oder kostenlose Apps für die Reisekostenabrechnung nutzen, um die Ausgaben der Mitarbeiter zu überwachen. Unkomplizierte Arbeitsabläufe und klare Genehmigungsketten können die Einhaltung und Kontrolle vereinfachen.

Welche Konsequenzen hat die Nichteinhaltung einer T&E-Richtlinie?

Die Folgen der Nichteinhaltung einer T&E-Richtlinie sind von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Mitarbeiter, die die Regeln regelmäßig brechen, müssen möglicherweise strengere Genehmigungsverfahren durchlaufen und müssen länger auf Erstattungen warten. Für Unternehmen kann die Nichteinhaltung zu Budgetüberschreitungen, ungenauen Erstattungen und rechtlichen Risiken im Falle einer IRS-Prüfung führen.

Wie unterscheiden sich die Reise- und Reisekostenrichtlinien für Inlands- und Auslandsreisen?

Die Reise- und Reisekostenrichtlinien für Inlands- und Auslandsreisen sind in der Regel unterschiedlich streng. Für Auslandsreisen sind in der Regel zusätzliche Unterlagen erforderlich, z. B. Einzelnachweise sowie der Nachweis, dass die Mitarbeiter die Richtlinien zur Währungsumrechnung eingehalten haben. Unternehmen müssen möglicherweise auch Unterlagen sammeln, um die Einhaltung ausländischer Steuervorschriften nachzuweisen.

Kann eine Reise- und Reisekostenrichtlinie Richtlinien für die Spesenabrechnung bei Remote- oder Hybridarbeit enthalten?

Ja, moderne T&E-Richtlinien berücksichtigen häufig Kosten, die mit der Fernarbeit verbunden sind, wie z. B. Internet- oder Coworking-Kosten, um sicherzustellen, dass Mitarbeiter außerhalb des Büros keine Geschäftskosten aus eigener Tasche tragen müssen. Diese Richtlinien können traditionelle Geschäftsreiserichtlinien ergänzen oder als eigenständige Richtlinien bestehen.

---

Gründer und CEO:

Erfan Ahmed ist Gründer und CEO von VersiPlan, einer Plattform, die Finanztechnologie mit innovativen Versicherungen zum Schutz von Vermögenswerten in Spanien und Lateinamerika kombiniert. Mit Hauptsitz in Panama und Madrid entwickelt GeldChild den ersten KI-Assistenten für die Generationenplanung mit Abdeckung in über 100+ Ländern.