Reisekostenabrechnung: Definition, Leitfaden & Vorlagen | VersiPlan

Fehlende Quittungen. Falsche Gesamtbeträge. Ein Mittagessen mit einem Kunden, das unerklärlicherweise als „Transport“ kategorisiert wurde. Kommt Ihnen das bekannt vor? Die Reisekostenabrechnung mag wie bloßer Papierkram erscheinen, ist aber für ein gutes Finanzmanagement und die Einhaltung von Vorschriften von entscheidender Bedeutung. Diese Berichte helfen Finanzteams dabei, Ausgaben zu verfolgen und klare Aufzeichnungen für Prüfungen und Budgetierung zu führen. Ohne sie bleiben Ausgaben unberücksichtigt, Mitarbeiter müssen mit Verzögerungen bei der Erstattung rechnen und selbst die besten Prognosen fallen ins Wasser.

In diesem Artikel beleuchten wir die Einzelheiten der Reisekostenabrechnung, von der Frage, warum sie für Ihr Unternehmen wichtig ist, bis hin zur Festlegung von Richtlinien, die Ihre Mitarbeiter zufriedenstellen und Ihre Unterlagen konform machen.

Was ist ein Reise- und Spesenbericht (T&E)?

Eine Reise- und Spesenabrechnung ist ein Dokument, das Ihre Mitarbeiter einreichen, um die Kosten zu erfassen, die ihnen bei geschäftlichen Reisen entstehen. Unternehmen verwenden Reise- und Spesenabrechnungen, um sicherzustellen, dass ihren Mitarbeitern Auslagen wie Mahlzeiten, Hotels, Flüge und Transportkosten ordnungsgemäß erstattet werden.

Über die Erstattung hinaus helfen Reise- und Spesenabrechnungen Unternehmen bei der Finanzverwaltung. Finanzteams können sie verwenden, um die Ausgaben der Mitarbeiter zu überwachen und Möglichkeiten zur Kosteneinsparung zu identifizieren. Aus steuerlicher Sicht sind Reise- und Spesenabrechnungen wichtige Compliance-Dokumente. Wenn Sie planen, die Reisekosten Ihres Unternehmens von der Steuer abzusetzen, benötigen Sie eine genaue, detaillierte Aufzeichnung, um den Anspruch zu belegen.

Eine organisierte Reise- und Spesenverfolgung stärkt die Verantwortlichkeit und Compliance für Arbeitgeber. Für Arbeitnehmer vereinfacht sie den Erstattungsprozess.

Was kann als Reisekosten geltend gemacht werden?

Die Ausgabenrichtlinien sind von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich, aber die meisten Unternehmen erstatten ihren Mitarbeitern notwendige Ausgaben, die in direktem Zusammenhang mit ihrer Arbeit stehen. Ein Abendessen mit potenziellen Kunden zählt wahrscheinlich dazu, ebenso wie ein Cocktail nach der Arbeit, um einen großen Erfolg zu feiern. Karten für ein Konzert in derselben Stadt, in der Sie sich mit Lieferanten treffen? Wahrscheinlich nicht.

Weitere Beispiele für häufig erstattete Ausgaben sind geschäftsbezogene:

• Flugkosten.

  Arbeitgeber, die die Reisen ihrer Mitarbeiter nicht direkt verwalten, erstatten normalerweise die Ticketkosten.

• Unterkunft.

  Hotelübernachtungen und andere Übernachtungskosten werden normalerweise übernommen, sofern sie nicht exorbitant hoch sind. Unternehmen begrenzen oft die Preise für Hotelzimmer, während andere Listen mit Hotels bereitstellen, in denen Mitarbeiter übernachten müssen, um eine Erstattung zu erhalten.

• Mahlzeiten.

  Einige Unternehmen zahlen ihren reisenden Mitarbeitern eine Tagespauschale für die Mahlzeiten, anstatt eine Aufschlüsselung der Ausgaben zu verlangen.

• Transport.

  Zusätzlich zu den Fahrtkosten für Taxis, Mitfahrgelegenheiten und öffentliche Verkehrsmittel erstatten manche Unternehmen ihren Mitarbeitern auch Treibstoff, Mautgebühren und Parkgebühren im Zusammenhang mit Geschäftsreisen.

Manuelle vs. digitale Reise- und Ausgabenabrechnung

Sowohl manuelle als auch automatisierte Reise- und Spesenabrechnungen können den Anforderungen eines Unternehmens gerecht werden. Je nach Komplexität Ihrer Ausgabenrichtlinien und Ihres verfügbaren Budgets ist jedoch möglicherweise die eine oder andere Methode für Ihr Unternehmen besser geeignet.

Die manuelle Reisekostenabrechnung basiert in der Regel auf Tabellenkalkulationen und Papierbelegen. Die niedrigen Vorlaufkosten machen diese Methode für kleinere Unternehmen attraktiv, sie kann jedoch zeitaufwändig und fehleranfällig sein. Die Verwendung eines manuellen Reisekostentrackers kann auch dann zur Herausforderung werden, wenn ein Unternehmen wächst und effiziente Prozesse benötigt.

Die digitale Reisekostenabrechnung nutzt Funktionen wie Belegscannen und Automatisierung, um den Prozess der Kostenverfolgung zu optimieren. Viele dieser Tools lassen sich in Lohn- und Buchhaltungssysteme integrieren, was Zeit spart und die Genauigkeit verbessert. Die Reisekostenmanagement-Software bietet außerdem einen Echtzeitüberblick über die Kostenverteilung Ihres Unternehmens, was Ihnen dabei helfen kann, den Cashflow effektiver zu verwalten.

Bestandteile einer Reise- und Spesenabrechnung

Obwohl das spezifische Format variieren kann, sollte ein effektiver T&E-Bericht immer Informationen enthalten, die Ihr Finanzteam benötigt, um die Art eines Kaufs und seinen zugrunde liegenden Geschäftszweck zu bestätigen. Wesentliche Elemente könnten sein:

• Mitarbeiter- und Reisedetails.

  Geben Sie den Namen des Mitarbeiters, den Reisezweck und die Reisedaten an, um zu bestätigen, dass sich alle Ausgaben auf Geschäftsreisen beziehen.

• Ausgabendetails.

  Das Kaufdatum, die Ausgabenkategorie und die Beschreibung jeder Ausgabe stellen sicher, dass die Ausgaben den Reiserichtlinien Ihres Unternehmens entsprechen.

• Quittungen.

  Diese dienen als Nachweis der Ausgaben für die Erstattung und zur Einhaltung der Steuervorschriften.

• Genehmigungsunterschrift.

  Die Genehmigung eines Managers oder Vorgesetzten bestätigt, dass die Ausgaben den Unternehmensrichtlinien entsprechen und zur Erstattung berechtigt sind.

Bedeutung von Reise- und Spesenabrechnungen

Reise- und Reisekostenberichte mögen wie eine weitere administrative Aufgabe erscheinen, aber sie sind wichtige Finanzunterlagen. Die ordnungsgemäße Verwaltung dieser Berichte hilft Ihnen, die Kosten unter Kontrolle zu halten und fundierte Finanzentscheidungen zu treffen.

Sie sind auch für die Einhaltung von Vorschriften von entscheidender Bedeutung. Wenn das IRS beispielsweise Fragen dazu hat, wie Sie Abzüge berechnet haben, benötigen Sie Ihre T&E-Berichte, um die geltend gemachten Beträge zu überprüfen und nachzuweisen, dass Sie die geltenden Regeln für qualifizierende Ausgaben eingehalten haben.

Einhaltung

Ob es sich um Ihre interne Reiserichtlinie oder die Vorschriften des IRS handelt, Sie benötigen genaue Reise- und Spesenabrechnungen, um die Vorschriften einzuhalten. Ohne diese riskieren Sie Strafen bei einer Prüfung oder Beschwerden von Mitarbeitern, die zu Unrecht entlohnt wurden.

Kostenverfolgung

T&E-Berichte sind Teil der Ausgabenverfolgung Ihres Unternehmens und helfen Ihrem Finanzteam, Trends zu überwachen und Mehrausgaben zu erkennen. Die genaue Überwachung der Ausgaben der Mitarbeiter während Geschäftsreisen kann eine wichtige Rolle dabei spielen, das Budget Ihrer Abteilungen einzuhalten.

Betrugsprävention

Wenn Sie von Ihren Mitarbeitern verlangen, zu jedem Einkauf detaillierte Informationen und Belege einzureichen, schützen Sie Ihr Unternehmen vor betrügerischen Erstattungsansprüchen. Automatisierte Tools zur Ausgabenverwaltung sorgen für zusätzliche Kontrolle, indem sie Käufe, die nicht den Richtlinien entsprechen, doppelte Ansprüche und nicht autorisierte Ausgaben kennzeichnen, sodass Finanzteams problematisches Verhalten proaktiv angehen können.

Verbesserte Budgetierung

Durch die Überprüfung und Analyse der Daten vergangener Geschäftsreisen können Sie zukünftige Reisekosten vorhersagen und realistische Reisebudgets entwickeln. Tools zur Echtzeit- Spesenverfolgung liefern Ihnen aktuelle Informationen darüber, wie Mitarbeiter mit Reisekosten umgehen.

4 Best Practices für die Reise- und Reisekostenberichterstattung

Beim Entwickeln von Verfahren rund um Reise- und Reisekostenberichte sowie Ausgaben sollten Sie die folgenden bewährten Methoden berücksichtigen.

1. Standardisieren Sie die Ausgabenkategorien

Einheitliche Ausgabenkategorien erleichtern es Mitarbeitern, Ausgaben richtig aufzuschlüsseln. Dies vereinfacht nicht nur den Überprüfungs- und Genehmigungsprozess, Ihr Unternehmen profitiert auch von genaueren Daten darüber, wie und wo Ausgaben auf Geschäftsreisen getätigt werden.

2. Implementieren Sie klare Richtlinien

Unangemessene Einkäufe passieren oft, weil Mitarbeiter nicht erkennen, dass sie gegen die Reiserichtlinien des Unternehmens verstoßen haben . Eine klare Reiserichtlinie mit Beispielen, die darlegen, was erlaubt ist und was nicht, hilft, Missverständnisse oder übermäßige Ausgaben zu vermeiden.

3. Ermutigen Sie zur rechtzeitigen Einreichung

Durch die Festlegung eines regelmäßigen Zeitplans für die Einreichung und Überprüfung von Spesenabrechnungen können Mitarbeiter besser vorhersagen, wann sie ihre Erstattungen erhalten. Außerdem bleiben die Buchhaltungsunterlagen Ihres Unternehmens aufgeräumt und aktuell.

4. Automatisieren Sie Ihren Workflow mit der richtigen Software

Die Verwendung einer Reisekostensoftware zur Automatisierung von Teilen des Überprüfungs- und Genehmigungsprozesses vereinfacht Arbeitsabläufe und verringert die Gefahr menschlicher Fehler. Software, die sich in andere Finanzmanagement-Tools integrieren lässt , kann Ihr Reporting durch die Konsolidierung von Daten ebenfalls verbessern.

Vorlage für Reisekostenabrechnung

Vorlagen für Reisekostenabrechnungen vereinfachen Ihre Kostenverfolgung, indem sie ein strukturiertes Format bieten, das alle wichtigen Details erfasst, die Ihre Mitarbeiter zur Dokumentation ihrer Ausgaben benötigen. Eine effektive Berichterstattung hängt von Genauigkeit und Konsistenz ab, insbesondere wenn es um Details wie Kilometerstand, Daten und Zwecke geht. Vorlagen stellen sicher, dass Mitarbeiter diese nicht übersehen.

Für Finanzteams vereinfacht eine Vorlage für einen Reisekostenbericht den Genehmigungsprozess, da sie es einfach macht, nicht richtlinienkonforme Ausgaben zu identifizieren oder fehlende Dokumente zu kennzeichnen. Im Falle einer Prüfung kann sich Ihr Finanzteam auf die Reisekostenberichte verlassen, um geltend gemachte Abzüge nachzuweisen.

Beispiel für eine Reisekostenabrechnung für ein kleines Unternehmen

So kann ein kleines Unternehmen wichtige Informationen in einer wiederverwendbaren Vorlage organisieren, die die Details für jeden Einkauf standardisiert:

Je nach Größe Ihres Unternehmens sollten Sie ein Dokument oder eine Tabelle erstellen, die Sie mit Ihren Mitarbeitern teilen, damit alle wissen, wie Reisekosten eingereicht werden. Wenn Ihr Unternehmen größer ist, können digitale Vorlagen bestimmte Berechnungen automatisieren und in Ihr Spesenmanagementsystem integrieren, um Genehmigungen und Rückerstattungen zu vereinfachen.

Was ist eine Reisekostensoftware?

Reise- und Spesenabrechnungssoftware ist ein spezielles Tool, das die Spesenverfolgung für Geschäftsreisen automatisiert. Indem es einige der sich wiederholenden Verwaltungsaufgaben im Zusammenhang mit der Verwaltung der Mitarbeiterausgaben übernimmt, hat Ihr Finanzteam mehr Freiraum, sich auf komplexere, strategische Prozesse zu konzentrieren. Reise- und Spesenabrechnungssoftware reduziert auch das Risiko menschlicher Fehler, die zu Verzögerungen bei der Rückerstattung an Mitarbeiter oder komplizierteren Abzugsberechnungen führen können.

Die Lösungen reichen von einfach bis komplex, aber die meisten T&E-Berichtssoftwareprogramme umfassen Funktionen wie:

• Automatisierte Ausgabenverfolgung
• Proaktive Blockierung von Ausgaben, die nicht den Richtlinien entsprechen
• Scannen von Belegen
• Echtzeit-Reporting
• Integration mit Buchhaltungs- und Lohnabrechnungssystemen

Vereinfachen Sie das Reisekostenmanagement mit VersiPlan

VersiPlan konsolidiert die Finanzen Ihres Unternehmens – von der Gehaltsabrechnung und den Sozialleistungen bis hin zu Firmenkarten und Spesenmanagement – und verschafft Ihnen einen aktuellen Überblick über den Cashflow Ihres Unternehmens und bietet eine beispiellose Kontrolle über die Ausgabenmuster.

Während die meisten Ausgabenmanagementlösungen nur grundlegende Genehmigungsketten zwischen Mitarbeitern und Managern zulassen, können Sie mit der erweiterten Richtlinien-Engine https://www.versiplan.site/2025/03/blog-post_848.html  hyper-individuelle Richtlinien basierend auf Anbieter, Dollarbetrag und Ausgabenkategorie festlegen und so Ausgaben, die nicht den Richtlinien entsprechen, problemlos blockieren. Sie können auch automatisierte Workflows einrichten, die Ihnen bei der Kontrolle der Ausgaben helfen, z. B. das Auslösen einer Warnung, wenn die Ausgaben einer Abteilung stark ansteigen.

Mit VersiPlan können Sie:

• Leiten Sie Ausgaben und Rechnungen immer automatisch an den richtigen Genehmiger weiter.
• Kennzeichnen Sie Ausgaben, die nicht den Richtlinien entsprechen, mit hyperindividuellen Richtlinien, z. B. nach Anbieter oder Wert, zur weiteren Überprüfung.
• Schließen Sie die Bücher schneller ab, indem Sie die Transaktionskategorisierung auf KI-Basis durchführen und sie in Ihre Buchhaltungssysteme integrieren.

FAQs zur Reisekostenabrechnung

Wie weise ich Fahrtkosten steuerlich nach?

Um Reisekosten steuerlich nachzuweisen, führen Sie gründliche und genaue Aufzeichnungen. Zunächst einmal sollten Sie Kopien von Quittungen und Rechnungen aufbewahren, und Mitarbeiter, die mit dem Auto fahren, sollten ein Fahrtenbuch führen, um die Fahrzeugnutzung zu dokumentieren. Tools wie Apps zum Scannen von Quittungen und automatisierte Software zur Spesenabrechnung können viele dieser Verwaltungsaufgaben vereinfachen.

Wie prüfen Sie Reisekosten?

Um Reisekosten zu prüfen, überprüfen Sie die Belege, die mit einzelnen Einkäufen in Zusammenhang stehen, wie Quittungen oder Rechnungen, und überprüfen Sie die Kostenkategorien. Wenn einzelne Ausgaben nicht mit den Unternehmensrichtlinien übereinstimmen, klären Sie den geschäftlichen Zweck mit dem Mitarbeiter ab. Die Beträge stimmen nicht? Prüfen Sie, ob doppelte Abrechnungen vorliegen. Die Verwendung von Spesenabrechnungsvorlagen kann diesen Prozess vereinfachen, indem sie eine leicht nachvollziehbare Papierspur erstellen und Anomalien leichter erkennen lassen.

Was ist der Unterschied zwischen Reise- und Reisekostenabrechnungen und allgemeinen Spesenabrechnungen?

Ein T&E-Bericht konzentriert sich speziell auf Geschäftsreisekosten wie Flugtickets, Hotelzimmer, Mahlzeiten und Bodentransport. Ein allgemeiner Spesenbericht hingegen erfasst sämtliche Geschäftsausgaben, von Büromaterial über Softwareabonnements bis hin zu Geräten. Da das IRS bestimmte Regeln für den Abzug von Reisekosten anwendet, können die Richtlinien für die Berichterstattung und Erstattung von T&E strenger sein als für die allgemeine Spesenberichterstattung.

Was ist eine Spesenabrechnung?

Eine Spesenabrechnung ist ein Dokument, das Mitarbeiter verwenden, um arbeitsbezogene Ausgaben für die Erstattung nachzuverfolgen. Normalerweise reichen Mitarbeiter ihre Spesenabrechnungen zusammen mit den Unterlagen zu jedem Kauf in regelmäßigen Abständen bei einem Mitglied des Finanzteams ein. Nachdem bestätigt wurde, dass die geltend gemachten Ausgaben der Ausgabenrichtlinie des Unternehmens entsprechen, bearbeitet das Finanzteam eine Erstattung.

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Gründer und CEO:

Erfan Ahmed ist Gründer und CEO von VersiPlan, einer Plattform, die Finanztechnologie mit innovativen Versicherungen zum Schutz von Vermögenswerten in Spanien und Lateinamerika kombiniert. Mit Hauptsitz in Panama und Madrid entwickelt GeldChild den ersten KI-Assistenten für die Generationenplanung mit Abdeckung in über 100+ Ländern.