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 Wenn es um die Vergütung geht, haben Arbeitgeber verschiedene Möglichkeiten. Gehalt und Stundenlohn sind die gängigsten, aber auch Stipendien sind ein weiteres Instrument – sie werden oft zusätzlich zum regulären Gehalt gezahlt, um bestimmte Ausgaben zu decken oder zusätzliche Unterstützung zu bieten. Und in bestimmten Situationen können sie sowohl für den Arbeitgeber als auch für den Arbeitnehmer eine kluge Wahl sein.

Aber was genau ist ein Stipendium? Wie unterscheidet es sich von einem regulären Gehalt? Und wann ist es sinnvoll, das eine oder das andere anzubieten? In diesem Artikel erklären wir alles, was Sie über Stipendien im Vergleich zu Gehältern wissen müssen.

Was ist ein Gehalt?

Definieren wir zunächst, was ein Gehalt ist. Vereinfacht ausgedrückt ist ein Gehalt ein fester Geldbetrag, den ein Arbeitgeber einem Arbeitnehmer für geleistete Arbeit zahlt. Normalerweise wird es als Jahresbetrag ausgedrückt, z. B. 72.000 USD pro Jahr.

Die wichtigsten Merkmale eines Gehaltes sind:

• Es handelt sich dabei um einen garantierten Betrag

  , der (im Gegensatz zu einem Stundenlohn oder einer Provision) nicht je nach geleisteten Arbeitsstunden oder erzielten Ergebnissen variiert.

• Die Auszahlung erfolgt regelmäßig und wiederkehrend, normalerweise zweiwöchentlich oder monatlich

  .

• Es **unterliegt der EinkommensteuerSozialversicherung**

  und Abzügen wie

  und Medicare.

• **Damit geht häufig ein umfassendes Leistungspaketbezahlten Urlaub umfasst.**

  einher, das Krankenversicherung, Altersvorsorge und

Wenn Sie also an herkömmliche Vollzeitangestellte denken, meinen Sie im Allgemeinen jemanden, der in jeder Lohnperiode einen festen Gehaltsscheck sowie ein Leistungspaket erhält.

Wie funktioniert die Gehaltsabrechnung?

Um den Gehaltsscheck eines Mitarbeiters zu berechnen, beginnen Sie normalerweise mit seinem Jahresgehalt und teilen es durch die Anzahl der Gehaltsperioden in einem Jahr. Wenn ein Mitarbeiter also ein Jahresgehalt von 72.000 US-Dollar verdient und alle zwei Wochen bezahlt wird, beträgt sein Bruttogehalt pro Gehaltsscheck 2.769,23 US-Dollar (72.000 US-Dollar / 26 zweiwöchentliche Gehaltsperioden).

Davon ziehen Sie die anfallenden Bundes-, Landes- und Kommunaleinkommenssteuern sowie den Anteil des Arbeitnehmers an den FICA-Steuern (Sozialversicherung und Medicare) ab. Abhängig von den von Ihnen angebotenen Leistungen und den Wahlmöglichkeiten des Arbeitnehmers können Sie auch Dinge wie Krankenversicherungsprämien, Beiträge zur Altersvorsorge und wohltätige Spenden abziehen.

Der Betrag, der nach all diesen Einbehalten und Abzügen übrig bleibt, ist das Nettogehalt des Arbeitnehmers. Das ist der tatsächliche Betrag, der an jedem Zahltag auf seinem Bankkonto eingeht.

Es ist wichtig zu beachten, dass das Gehalt zwar als Jahresbetrag angegeben wird, ein Mitarbeiter jedoch, der das Unternehmen mitten im Jahr verlässt oder entlassen wird, in der Regel nur Anspruch auf Bezahlung für die geleisteten Arbeitszeiten zuzüglich aller weiteren Vergütungen hat, die durch staatliche Gesetze, Arbeitsverträge oder Unternehmensrichtlinien vorgeschrieben sind.

Was ist ein Stipendium?

Ein Stipendium ist ein fester Geldbetrag, der einem Arbeitnehmer für einen bestimmten Zweck gezahlt wird. Es wird oft gewährt, um arbeitsbezogene Ausgaben wie Reisekosten, Unterkunft oder Büromaterial zu decken. Stipendien können aber auch als zusätzliche Vergütung für Dinge wie Berufsausbildung, weiterführende Abschlüsse oder die Arbeit in einem teuren Bereich dienen.

Die wichtigsten Merkmale eines Stipendiums sind:

• Es handelt sich um einen festen Betrag, der nicht an geleistete Arbeitsstunden oder erledigte Aufgaben gebunden ist
• Normalerweise wird es zusätzlich zu einem regulären Gehalt oder Lohn gezahlt (einige Positionen können jedoch auch vollständig auf Stipendien basieren)
• Die Höhe und der Zweck des Stipendiums werden vom Arbeitgeber festgelegt.
• Die Zahlung kann regelmäßig (z. B. monatlich) oder als Pauschalbetrag erfolgen.
• Es wird oft als steuerpflichtiges Einkommen behandelt, obwohl es Ausnahmen gibt

In gewisser Weise ist ein Stipendium wie ein Bonus oder eine Zulage. Aber während ein Bonus normalerweise eine leistungsbezogene Vergütung ist (die für das Erreichen bestimmter Ziele oder Meilensteine vergeben wird), soll ein Stipendium im Allgemeinen bestimmte mit der Stelle verbundene Kosten decken.

Wie funktionieren Stipendien?

Die Art und Weise der Auszahlung eines Stipendiums kann je nach Zweck und Präferenzen des Arbeitgebers variieren. Unternehmen bieten in der Regel Stipendien und andere Zusatzleistungen an , um Mitarbeiter bei allgemeinen Ausgaben wie Technologie, Wellness-Programmen, Bildungskosten und Krankenversicherungsleistungen zu unterstützen.

Stipendienzahlungen werden gemäß den IRS-Richtlinien in drei Kategorien eingeteilt: steuerfreie, steuerfreie und steuerpflichtige Leistungen. In den meisten Fällen werden Stipendien als steuerpflichtiges Einkommen behandelt, unterliegen der Quellensteuer und den FICA-Steuern und müssen auf dem W-2-Formular des Arbeitnehmers angegeben werden . Einige Stipendien, die als Erstattung von Geschäftsausgaben gelten , können jedoch steuerfrei sein.

Das IRS hat strenge Regeln bezüglich der Frage, was als steuerfreie Rückerstattung gilt. Daher ist es wichtig, mit Ihren Finanz- und Rechtsteams zusammenzuarbeiten, um eine ordnungsgemäße Klassifizierung und Meldung sicherzustellen.

7 Arten von Stipendien

Welche Arten von Kosten können also ein Stipendium rechtfertigen? Die Möglichkeiten sind recht vielfältig, aber hier sind einige der häufigsten Arten von Stipendien:

1. Praktikumsstipendien

Viele Unternehmen bieten Praktikanten Stipendien anstelle eines Stundenlohns an. Diese Zahlungen sollen den Studenten helfen, ihre Lebenshaltungskosten zu decken, während sie wertvolle Berufserfahrung sammeln. Im Gegensatz zum Lohn sind Praktikumsstipendien nicht an die geleisteten Arbeitsstunden gebunden.

2. Wellness-Stipendien

Manche Arbeitgeber zahlen ihren Mitarbeitern ein monatliches oder jährliches Stipendium, um sie zu ermutigen, in ihre Gesundheit und ihr Wohlbefinden zu investieren. Die Mitarbeiter können das Geld für Dinge wie Fitnessstudio-Mitgliedschaften, Fitnesskurse, Stressabbauprogramme oder ergonomische Büroausstattung verwenden.

3. Fahrtkostenzuschüsse

Angesichts der steigenden Kosten für Benzin und öffentliche Verkehrsmittel erfreuen sich Fahrtkostenzuschüsse zunehmender Beliebtheit. Arbeitgeber zahlen beispielsweise eine feste monatliche Zulage, um die Fahrtkosten eines Mitarbeiters zu decken. Oder sie bieten Telearbeitern einen Pauschalbetrag an, um die Kosten für gelegentliche Fahrten ins Büro auszugleichen.

4. Homeoffice-Stipendien

In der heutigen Welt der Heimarbeit bieten viele Unternehmen ihren Mitarbeitern Stipendien an, um ihnen bei der Einrichtung eines funktionalen Arbeitsplatzes zu Hause zu helfen. Diese Mittel können Dinge wie einen Schreibtisch, einen ergonomischen Stuhl, einen Monitor oder einen schnelleren Internetdienst abdecken. Einige Arbeitgeber bieten sogar ein monatliches Stipendium an, um die zusätzlichen Betriebskosten für die Heimarbeit auszugleichen.

5. Stipendien zur beruflichen Weiterbildung

Um kontinuierliches Lernen und den Kompetenzaufbau zu unterstützen, bieten manche Organisationen Stipendien für berufliche Weiterbildungsmaßnahmen an. Mitarbeiter können die Mittel nutzen, um an Branchenkonferenzen teilzunehmen, sich für Weiterbildungskurse anzumelden oder Bücher und Schulungsmaterialien zu ihrem Fachgebiet zu kaufen.

6. Umzugszuschüsse

Wenn ein Arbeitgeber einen Mitarbeiter auffordert, berufsbedingt umzuziehen, zahlt er ihm oft eine einmalige Zuwendung zur Deckung der Umzugskosten. Dazu können Dinge wie die Beauftragung eines Umzugshelfers, die Anmietung eines LKWs oder vorübergehende Wohnkosten gehören. Die Idee dahinter ist, die finanzielle Belastung eines Umzugs berufsbedingt zu verringern.

7. Handy-Stipendien

Für Mitarbeiter, die außerhalb der Arbeitszeit erreichbar sein müssen oder ihr privates Gerät für die Arbeit nutzen, kann ein Handy-Zuschuss helfen, die Kosten ihres Mobilfunkvertrags auszugleichen. Der Zuschuss soll den Teil ihrer Rechnung abdecken, der auf die arbeitsbezogene Nutzung entfällt.

Dies sind nur einige Beispiele – Stipendien können für alle Arten von arbeitsbezogenen Ausgaben verwendet werden. Der Schlüssel liegt darin, den Zweck und die Parameter des Stipendiums klar zu definieren, damit keine Verwirrung darüber entsteht, wie es verwendet werden kann.

Stipendium vs. Gehalt: 6 wichtige Unterschiede

Nachdem wir nun die Grundlagen zu Stipendien und Gehältern behandelt haben, wollen wir uns nun den wichtigsten Unterschieden zwischen Stipendium und Gehalt widmen.

Hier sind einige der wichtigsten Unterschiede, die Sie beachten sollten:

1. Zahlungsstruktur

Gehälter werden in der Regel in jeder Lohnperiode als Festbetrag ausgezahlt (z. B. 2.000 $ alle zwei Wochen). Stipendien können regelmäßig (wie eine monatliche Autopauschale) oder als einmaliger Pauschalbetrag (wie ein Umzugsbonus) gezahlt werden.

2. Teilnahmeberechtigung

Gehälter werden in der Regel an reguläre Vollzeitbeschäftigte gezahlt. Stipendien können einem breiteren Spektrum von Arbeitnehmern angeboten werden, darunter auch Teilzeitkräften und Praktikanten. Stipendien können jedoch im Allgemeinen nicht als Ersatz für den Mindestlohn für nicht ausgenommenes Personal verwendet werden .

3. Steuerliche Behandlung

Sowohl Gehälter als auch Stipendien gelten in der Regel als steuerpflichtiges Einkommen. Das bedeutet, dass sie der Quellensteuer sowie der Lohnsteuer unterliegen. Einige Stipendien können jedoch als steuerfreie Spesenrückerstattungen eingestuft werden, wenn sie bestimmte Kriterien des IRS erfüllen.

4. Arbeitsverhältnis

Das Gehalt stellt eine direkte Vergütung für geleistete Arbeit dar, wobei der Arbeitnehmer als Angestellter des Unternehmens angesehen wird. Stipendien sind zusätzliche Zahlungen über den regulären Lohn oder das Gehalt hinaus, die bestimmte Ausgaben oder Bedürfnisse wie Technologie, Bildung oder Wellness abdecken sollen.

Stipendium vs. Gehalt: Was sollten Sie anbieten?

In den meisten Fällen dürfen Arbeitgeber nicht zwischen der Gewährung eines Stipendiums oder eines Gehalts wählen. Es hängt von der Art der Rolle und dem Beschäftigungsstatus des Arbeitnehmers ab.

Für Mitarbeiter, die gemäß dem Fair Labor Standards Act (FLSA) als nicht ausgenommen eingestuft sind , können Sie ihnen im Allgemeinen kein Stipendium anstelle eines Lohns zahlen. Nicht ausgenommene Mitarbeiter müssen mindestens den geltenden Mindestlohn für jede geleistete Arbeitsstunde erhalten, zuzüglich Überstunden, wenn sie 40 Stunden pro Woche überschreiten. Stipendien können zusätzlich zum Lohn angeboten werden, jedoch nicht als Ersatz für den Stundenlohn.

Freigestellte Mitarbeiter – diejenigen, die den Gehaltsbasistest des FLSA erfüllen (der ein wöchentliches Mindestgehalt von 844 USD und eine gleichbleibende Bezahlung unabhängig von den geleisteten Arbeitsstunden erfordert) und bestimmte Arten von beruflichen, leitenden oder administrativen Aufgaben erfüllen – müssen ein festgelegtes Gehalt erhalten, das nicht aufgrund der geleisteten Arbeitsstunden oder der erzielten Ergebnisse schwankt. Für diese Mitarbeiter können Sie ihr reguläres Gehalt normalerweise nicht durch ein Stipendium ersetzen.

Wann ist es also sinnvoll, ein Stipendium anzubieten? Stipendien werden am häufigsten für Arbeitnehmer verwendet, die nicht in einem normalen Arbeitsverhältnis stehen, wie zum Beispiel:

• Praktikanten oder Sommerpraktikanten
• Graduierten- oder Postdoktorandenstipendiaten
• Wissenschaftliche oder Projektassistenten
• Lehramtsstudenten oder Tutoren
• Aushilfspraktikanten

In diesen Fällen gilt die Person nicht als regulärer Arbeitnehmer, sodass Mindestlohn und Überstundenregelungen möglicherweise nicht gelten. Stipendien können eine Möglichkeit sein, finanzielle Unterstützung zu bieten und arbeitsbezogene Kosten auszugleichen, ohne ein Vollarbeitsverhältnis zu schaffen.

Für reguläre Vollzeitmitarbeiter werden Stipendien in der Regel zusätzlich zum Gehalt angeboten (nicht anstelle eines solchen). Die Gewährung von Stipendien zusätzlich zum Lohn kann eine großartige Möglichkeit sein, Ihr Vergütungspaket zu verbessern und Ihr Engagement für den Erfolg Ihrer Mitarbeiter zu zeigen.

Warum sollten Sie Stipendien anbieten?

Auch wenn Stipendien kein Ersatz für Gehälter sind, gibt es dennoch viele gute Gründe, sie anzubieten. Hier sind einige der wichtigsten Vorteile:

1. Um im Wettbewerb um die besten Talente bestehen zu können

Auf dem heutigen heißen Arbeitsmarkt haben Arbeitnehmer viele Optionen. Das Anbieten großzügiger Zuschüsse für Dinge wie berufliche Entwicklung, Wellness und Homeoffice-Kosten kann eine großartige Möglichkeit sein, sich von der Konkurrenz abzuheben und Spitzenkräfte anzuziehen. Zuschüsse zeigen Kandidaten, dass Sie bereit sind, in ihre Entwicklung und ihr Wohlbefinden zu investieren.

2. Um die Bindung und Zufriedenheit der Mitarbeiter zu steigern

Stipendien sind nicht nur ein großartiges Rekrutierungsinstrument; sie können auch dazu beitragen, dass Ihre aktuelle Belegschaft zufrieden und engagiert bleibt. Indem Sie Stipendien anbieten, die die berufliche und persönliche Entwicklung Ihrer Mitarbeiter unterstützen, zeigen Sie, dass Sie ihre Beiträge wertschätzen und sich um ihren Erfolg sowohl innerhalb als auch außerhalb der Arbeit kümmern.

3. Für eine gerechtere Belegschaft

Die Gewährung von Zuschüssen kann eine Möglichkeit sein, Chancengleichheit herzustellen und sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter Zugang zu den gleichen Möglichkeiten und Ressourcen haben. So kann beispielsweise die Gewährung eines Zuschusses für die Ausstattung des Homeoffice sicherstellen, dass Remote-Mitarbeiter unabhängig von ihrer persönlichen finanziellen Situation alles haben, was sie brauchen, um produktiv zu sein.

4. Förderung der Kompetenzentwicklung und des Karrierewachstums

Wenn Sie in die berufliche Entwicklung Ihrer Mitarbeiter investieren, ist das für beide Seiten von Vorteil. Die Mitarbeiter haben die Möglichkeit, neue Fähigkeiten zu erlernen und ihre Karriere voranzutreiben, während das Unternehmen von einer besser ausgebildeten und vielseitigeren Belegschaft profitiert. Die Gewährung von Zuschüssen für Schulungen, Zertifizierungen oder Coaching kann eine kostengünstige Möglichkeit sein, kontinuierliches Lernen zu unterstützen.

Optimieren Sie die Vergütung mit VersiPlan

Natürlich ist mit der Gewährung von Stipendien auch ein gewisser Verwaltungsaufwand verbunden. Sie müssen die Berechtigung nachverfolgen, klare Richtlinien für die Verwendung der Stipendien festlegen und sicherstellen, dass die Zahlungen korrekt und pünktlich verarbeitet werden. Und das alles zusätzlich zur Verwaltung Ihrer regulären Gehaltsabrechnung und Sozialleistungen.

Hier kann eine Plattform zur Leistungsverwaltung wie VersiPlan den entscheidenden Unterschied machen. VersiPlan ist eine All-in-One- Plattform für Personalwesen , Gehaltsabrechnung und Leistungen, mit der Sie alle Aspekte Ihrer Mitarbeitervergütung ganz einfach an einem Ort verwalten können .

Mit VersiPlan können Sie:

• Richten Sie benutzerdefinierte Stipendienrichtlinien und Berechtigungsregeln basierend auf beliebigen Mitarbeiterkriterien ein
• Fügen Sie den Mitarbeitergehältern automatisch Zuschüsse hinzu oder zahlen Sie Pauschalbeträge aus
• Lassen Sie Mitarbeiter Gehaltsabrechnungen und Sozialleistungen über ein Self-Service-Portal einsehen
• Erstellen Sie Berichte zur Nachverfolgung der Stipendiennutzung und -kosten
• Stellen Sie die Einhaltung integrierter Steuer- und Arbeitsrechtsrichtlinien sicher

Und da sich VersiPlan nahtlos in Ihre nullHRIS- , Zeiterfassungs- und Spesenmanagementsysteme integrieren lässt , können Sie sicher sein, dass Stipendien korrekt und pünktlich ausgezahlt werden.

Egal, ob Sie einen einmaligen Umzugsbonus oder eine monatliche Pendlerpauschale anbieten, VersiPlan nimmt Ihnen den Aufwand bei der Stipendienverwaltung ab. Und so hat Ihr HR-Team mehr Freiraum, sich auf strategischere Prioritäten zu konzentrieren.

Häufig gestellte Fragen zu Stipendium und Gehalt

Wird das Gehalt versteuert?

Ja, Gehälter unterliegen der Bundeseinkommensteuer, der staatlichen Einkommensteuer (falls zutreffend), den FICA-Steuern (Sozialversicherung und Medicare) sowie den bundes- und staatlichen Arbeitslosensteuern. Diese werden normalerweise automatisch von jedem Gehaltsscheck einbehalten.

Sind Stipendien steuerpflichtig?

Die meisten Stipendien gelten als steuerpflichtiges Einkommen und müssen auf Ihrem W-2-Formular angegeben werden. Einige Stipendien, die als Erstattung von Geschäftsausgaben gelten, sind jedoch gemäß den IRS-Richtlinien möglicherweise nicht steuerpflichtig. Arbeiten Sie mit Ihrem Finanzteam zusammen, um die richtige Steuerbehandlung zu bestimmen.

Kann zusätzlich zum Gehalt ein Stipendium gezahlt werden?

Auf jeden Fall. Tatsächlich ist dies eine der häufigsten Verwendungsmöglichkeiten für Stipendien. Vollzeitbeschäftigten werden Stipendien in der Regel als Ergänzung zu ihrem regulären Gehalt angeboten. Das Stipendium soll bestimmte arbeitsbezogene Ausgaben abdecken, während das Gehalt den Mitarbeiter für seine Kernaufgaben entschädigt.

Ist für Stipendien eine Lohn- und Gehaltsabrechnung wie für Gehälter erforderlich?

Die Antwort hängt von der Art des Stipendiums ab. Steuerpflichtige Stipendien müssen über die Gehaltsabrechnung abgewickelt und auf W-2-Formularen gemeldet werden, während qualifizierte Spesenrückerstattungen und bestimmte andere Stipendien möglicherweise nicht steuerpflichtig sind und anders behandelt werden. Die Zusammenarbeit mit Ihrem Finanzteam ist wichtig, um eine ordnungsgemäße Bearbeitung sicherzustellen.

Ist ein Stipendium für Remote-Mitarbeiter oder Freiberufler geeignet?

Für Remote-Mitarbeiter können Stipendien eine effektive Möglichkeit sein, die Home-Office-Bedürfnisse wie Internet, Ausrüstung und Nebenkosten zu finanzieren. Für Freiberufler oder unabhängige Auftragnehmer sind Stipendien jedoch in der Regel nicht geeignet, da ihre Gewährung die Grenzen zwischen Auftragnehmer- und Arbeitnehmerstatus verwischen könnte.

Wie wird die Höhe des Stipendiums festgelegt?

Unternehmen legen die Höhe des Stipendiums in der Regel auf Grundlage dessen fest, was das Stipendium abdecken soll, der Funktion und dem Standort des Mitarbeiters, den Marktpreisen bei ähnlichen Unternehmen und ihrem Gesamtbudget. Der Betrag sollte für alle ähnlichen Mitarbeiterfunktionen fair und einheitlich sein und gleichzeitig mit der Vergütungsstrategie des Unternehmens übereinstimmen.

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Gründer und CEO:

Erfan Ahmed ist Gründer und CEO von VersiPlan, einer Plattform, die Finanztechnologie mit innovativen Versicherungen zum Schutz von Vermögenswerten in Spanien und Lateinamerika kombiniert. Mit Hauptsitz in Panama und Madrid entwickelt GeldChild den ersten KI-Assistenten für die Generationenplanung mit Abdeckung in über 100+ Ländern.