Vorlage für Lohn- und Gehaltsabrechnung: Definition & Erstellung | VersiPlan
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In jedem Lohnzeitraum fließt Geld in alle Richtungen. Löhne werden ausgezahlt, Steuern einbehalten und Leistungen abgezogen. Ohne eine klare Aufzeichnung kann man leicht den Überblick darüber verlieren, was gezahlt wurde und was noch an Uncle Sam geschuldet ist. Ein Lohn- und Gehaltsabrechnungsbericht hält alles organisiert, damit die Mitarbeiter den richtigen Lohn erhalten und Ihr Unternehmen genaue Steuererklärungen einreicht.
In diesem Artikel erläutern wir, was ein Lohn- und Gehaltsabrechnungsbericht ist, welche Informationen darin erfasst werden und wie er zur Unterstützung der Budgetplanung und geschäftlichen Entscheidungsfindung verwendet werden kann.
Was ist ein Lohn- und Gehaltsabrechnungsbericht?
Ein Lohn- und Gehaltsbericht ist eine detaillierte Aufzeichnung der Löhne, Abzüge und Arbeitgebersteuerbeiträge der Mitarbeiter für einen bestimmten Zahlungszeitraum. Unternehmen verwenden diese Berichte, um Lohn- und Gehaltskosten zu verfolgen, bundesstaatliche und staatliche Compliance-Anforderungen zu erfüllen und den Cashflow zu verwalten. Ob bei der Vorbereitung auf Steuererklärungen, Betriebsprüfungen oder Budgetplanung: Lohn- und Gehaltsberichte bieten eine klare Aufschlüsselung der Arbeitskosten, die Sie für fundierte finanzielle Entscheidungen benötigen.
In jedem Lohn- und Gehaltsbericht werden wichtige Aktivitäten erfasst, darunter:
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Mitarbeiterlöhne.
Dokumentiert Bruttolohn, Überstunden und Prämien vor Abzügen.
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Lohnabzüge.
Verfolgt die für Steuern, Sozialleistungen und Rentenversicherungsbeiträge einbehaltenen Beträge.
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Geleistete Arbeitsstunden.
Beinhaltet reguläre Stunden, Überstunden und bezahlten Urlaub (PTO).
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Arbeitgeberbeiträge.
Deckt Zahlungen für Sozialversicherung, Medicare und Arbeitslosenversicherung ab.
Die Bedeutung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen: 3 Vorteile
Bei der Pflege von Gehaltsabrechnungen geht es nicht nur darum, organisiert zu bleiben. Sie wirken sich direkt auf die Compliance , Finanzen und Effizienz Ihres Unternehmens aus. Gut geführte Aufzeichnungen helfen, rechtliche Probleme zu vermeiden, Ihre Finanzplanung zu verbessern und Audits weniger stressig zu gestalten.
1. Stellen Sie die Einhaltung der Arbeits- und Steuergesetze sicher
Lohn- und Gehaltsabrechnungen dokumentieren Löhne, Steuerabzüge und Arbeitgeberbeiträge und sind daher unverzichtbar, um bundesstaatliche, staatliche und lokale Anforderungen zu erfüllen. Formulare wie W-2 , 941 und 940 unterstützen eine genaue Steuererklärung und verhindern teure Strafen. Eine ordnungsgemäße Berichterstattung trägt auch dazu bei, sicherzustellen, dass Mitarbeiter den korrekten Lohn, Überstunden und Leistungen gemäß den Arbeitsgesetzen erhalten.
2. Vereinfachen Sie die Finanzplanung und Budgetierung
Durch die Verfolgung von Lohnkosten, Abzügen und Arbeitgebersteuern erhalten Sie einen klaren Überblick über die Arbeitskosten. Regelmäßige Berichte können auch dabei helfen, Cashflow, Steuerverbindlichkeiten und Sozialausgaben vorherzusagen, was die Budgetierung zukünftiger Lohnperioden und jährlicher Kosten erleichtert.
3. Optimieren Sie Audits und die Dokumentation
Eine gut organisierte Reihe von Lohn- und Gehaltsabrechnungen verringert die Wahrscheinlichkeit von Prüfungen durch das Finanzamt, staatliche Behörden oder Arbeitnehmerentschädigungsversicherungen. Falls Sie aufgefordert werden, Unterlagen offenzulegen, helfen genaue Berichte dabei, Bruttolohn, Steuerabzüge und Arbeitgeberbeiträge zu überprüfen. Eine gute Dokumentation hilft Unternehmen auch dabei, Streitigkeiten zwischen Mitarbeitern über Gehaltsschecks, Abzüge oder Leistungen schnell zu lösen.
6 Arten von Lohn- und Gehaltsabrechnungen
Lohn- und Gehaltsabrechnungen gibt es in vielen Formen, und jede hat einen bestimmten Zweck. Einige erfassen Löhne und Steuern, während andere sich auf Sozialleistungen und bezahlten Urlaub konzentrieren. Ob Sie sich auf die Steuersaison vorbereiten, die Arbeitnehmerentschädigung verwalten oder Rentenbeiträge überprüfen – die richtigen Berichte zur Hand zu haben, erleichtert die Lohn- und Gehaltsabrechnung.
1. Lohn- und Gehaltsabrechnungsberichte
Ein Lohn- und Gehaltsabrechnungsbericht bietet einen Überblick über alle Mitarbeitereinkünfte, Abzüge und Nettogehälter für einen bestimmten Zahlungszeitraum oder Zeitraum. Dies ist Ihr Bericht, um Bruttolöhne, Steuerabzüge und Arbeitgeberbeiträge auf einen Blick zu überprüfen. Viele Unternehmen verwenden Lohn- und Gehaltsabrechnungsberichte auch, um die Genauigkeit der Gehaltsabrechnung zu überprüfen, bevor sie Gehaltsschecks ausstellen.
2. Lohnsteuerberichte
Der Lohnsteuerbericht schlüsselt alle Bundes-, Landes- und Kommunalsteuern auf, die vom Gehalt der Mitarbeiter einbehalten werden, sowie den Arbeitgeberanteil an der Sozialversicherung, Medicare und Arbeitslosenversicherung. Sie werden diesen Bericht wahrscheinlich verwenden, wenn Sie vierteljährliche Steuerformulare wie Formular 941 und Ihre jährliche Steuererklärung (Formular 940) einreichen.
3. Berichte über bezahlten Urlaub
Mithilfe eines PTO-Berichts können Sie verfolgen, wie viel bezahlten Urlaub Ihre Mitarbeiter im Laufe des Jahres angesammelt, genutzt und angespart haben. Abhängig von der PTO-Richtlinie Ihres Unternehmens kann die Anzahl der verfügbaren Urlaubs- und Krankheitstage sowie der persönlichen Zeit je nach Dienstalter und Erfahrungsstufe variieren. Genaue PTO-Berichte helfen Ihnen dabei, die Bundes- und Landesgesetze bezüglich bezahlter Zeit einzuhalten und Urlaubsanträge effizient zu verwalten.
4. Berichte zur Arbeitnehmerentschädigung
Diese Berichte fassen Bruttolohn, Berufsklassifizierungen und geleistete Arbeitsstunden zusammen und helfen Ihnen so bei der Berechnung der Prämien für die Arbeitsunfallversicherung. Viele Bundesstaaten verlangen von Unternehmen, diese Daten in regelmäßigen Abständen einzureichen, um die Einhaltung der Gesetze zur Arbeitsunfallversicherung zu überwachen und zu bestätigen, dass Sie ordnungsgemäß in die staatlichen und bundesstaatlichen Versicherungsprogramme eingezahlt haben.
5. Berichte zu Rentenbeiträgen
Wenn Ihr Unternehmen einen 401(k)- oder anderen Pensionsplan anbietet, verwenden Sie diesen Bericht, um die Beiträge von Mitarbeitern und Arbeitgebern zu verfolgen. Er hilft Ihnen dabei, zu bestätigen, dass Sie alle Abzüge von den Gehaltsschecks der Mitarbeiter korrekt vorgenommen haben und dass die Beiträge den bundesstaatlichen Grenzen entsprechen. Sie können die Informationen in diesem Bericht auch für die Altersvorsorgeplanung Ihrer Mitarbeiter nutzen.
6. Berichte zu Leistungen und Abzügen
Ein Leistungs- und Abzugsbericht schlüsselt alle Abzüge vor und nach Steuern auf, einschließlich Krankenversicherung, Rentenbeiträge und andere freiwillige Leistungen. Mit diesem Bericht können Sie überprüfen, ob Zahlungen im Zusammenhang mit Versicherungsprämien, HSAs und anderen freiwilligen Abzügen ordnungsgemäß einbehalten werden.
Obligatorische Lohn- und Gehaltsabrechnungen zur Einhaltung der Vorschriften
Jedes Unternehmen ist dafür verantwortlich, bestimmte Lohn- und Gehaltsabrechnungen einzureichen, um die Einhaltung der Bundes-, Landes- und Kommunalgesetze zu gewährleisten. In der Regel werden in diesen Berichten Löhne, Steuern und Arbeitgeberbeiträge erfasst, um sicherzustellen, dass alles ordnungsgemäß gemeldet und aufgezeichnet wird. Versäumte Fristen oder das Einreichen der falschen Formulare können zu Strafen führen. Daher ist es wichtig, den Überblick zu behalten.
1. Formular 941
Jedes Quartal müssen Sie ein Formular 941 beim IRS einreichen, um die Bundeseinkommenssteuer, die Sozialversicherungssteuer und die Medicare-Steuern zu melden, die von den Gehaltsschecks Ihrer Mitarbeiter einbehalten werden. Darin ist auch Ihr Anteil an den FICA-Steuern enthalten, was Ihrem Unternehmen hilft, die Bundessteuervorschriften einzuhalten.
2. Formulare W-2 und W-3
Am Ende des Jahres müssen Sie allen Ihren Mitarbeitern ein Formular W-2 aushändigen, auf dem ihr Bruttogehalt, die Steuerabzüge und alle Abzüge aufgeführt sind. Einzelpersonen verwenden dieses Formular, um ihre Bundessteuererklärung vorzubereiten.
In der Zwischenzeit müssen Sie ein Formular W-3 erstellen, in dem alle von Ihnen ausgestellten Formulare W-2 zusammengefasst sind. Sie senden dieses an die Sozialversicherungsbehörde, um sicherzustellen, dass die Bundesregierung eine Aufzeichnung Ihrer Angaben hat.
3. Formulare 1099 und 1096
Wenn Sie mit unabhängigen Auftragnehmern zusammenarbeiten, müssen Sie ihnen ein Formular 1099 ausstellen , um ihre Einkünfte zu melden. Da von der Vergütung der Auftragnehmer keine Steuern einbehalten werden, verwendet das IRS diese Formulare, um ihre Einkünfte zu verfolgen und zu überprüfen, ob sie ihren Anteil an Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern bezahlt haben.
Sie müssen außerdem ein Formular 1096 beim IRS einreichen, in dem alle von Ihnen verteilten Formulare 1099 zusammengefasst sind. Ähnlich wie das Formular W-3 hilft es der Regierung dabei, ihre Aufzeichnungen und Berechnungen bezüglich der Vergütung von Nicht-Arbeitnehmern zu überprüfen.
4. Formular 940
Dieser deckt die FUTA-Steuern ab, die die Arbeitslosenunterstützung des Bundes finanzieren. Selbst wenn Sie bereits in staatliche Arbeitslosenprogramme einzahlen, müssen Sie wahrscheinlich trotzdem jedes Jahr ein Formular 940 einreichen , um zu bestätigen, dass Sie die Verpflichtungen des Bundes zur Arbeitslosenunterstützung erfüllen.
Vorlage für Lohn- und Gehaltsabrechnung
Eine Vorlage für Lohnabrechnungen sorgt dafür, dass Ihre Berichte strukturiert und konsistent bleiben und leicht verständliche Kategorien aufweisen. Anstatt Lohndaten aus mehreren Quellen zusammenzustellen, zentralisiert eine Vorlage alle wichtigen Informationen an einem Ort und erleichtert so die Verarbeitung von Gehaltsschecks und die Abgabe von Steuerberichten.
2 Beispiele für Lohn- und Gehaltsabrechnungen
Abhängig von der Größe Ihres Unternehmens und den Leistungen, die Ihren Mitarbeitern zur Verfügung stehen, möchten Sie unterschiedliche Kategorien von Informationen in Ihre Gehaltsabrechnungen aufnehmen. Die folgenden Beispiele zeigen, wie Sie die obige Vorlage verwenden können, um Mitarbeitergehälter, Steuerabzüge und Leistungen zu verfolgen und zu verwalten.
Beispiel 1: Lohn- und Gehaltsabrechnung für einen Stundenlohnempfänger in einem Kleinunternehmen
Als kleines Unternehmen mit Stundenlöhnern erfasst das Café die geleisteten Arbeitsstunden, Steuerabzüge und Gesundheitskostenabzüge, um genaue Gehaltsschecks zu berechnen. Der Gehaltsabrechnungsbericht des Unternehmens schlüsselt Bruttolohn, Arbeitgebersteuerbeiträge und Nettoeinkommen auf.
Beispiel 2: Gehaltsabrechnung mit Zusatzleistungen und 401(k)-Beiträgen
BigTech Solutions nutzt seinen Lohn- und Gehaltsabrechnungsbericht, um Bruttolöhne, FICA-Steuern, Leistungsabzüge und andere freiwillige Einbehalte zu verfolgen.
Durch die Einbeziehung von 401(k)-Beiträgen stellt BigTech genaue Berechnungen für Rente und Ersparnisse sicher. Der Bericht hilft dem Unternehmen auch bei der Vorbereitung auf vierteljährliche Steuererklärungen und bei der Einhaltung der FUTA- und Sozialversicherungsverpflichtungen.
So schreiben Sie einen Gehaltsabrechnungsbericht für Mitarbeiter: 4 Tipps
Sie können sich eine Lohn- und Gehaltsabrechnung wie ein Finanzrezept vorstellen. Wenn eine Zutat fehlt, wie Steuerabzüge, geleistete Arbeitsstunden oder Abzüge, werden Sie vom Ergebnis wahrscheinlich enttäuscht sein. Gehaltsschecks sind falsch, Steuerberichte stimmen nicht oder das Finanzamt klopft mit unangenehmen Fragen an die Tür.
Indem Sie die folgenden Schritte befolgen, können Sie ein konsistentes und genaues Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem erstellen, das für einen reibungslosen Betrieb Ihres Finanzteams sorgt.
1. Verlassen Sie sich auf eine Lohnbuchhaltungssoftware
Um genaue Gehaltsabrechnungen zu erstellen, sind einige präzise Berechnungen erforderlich. Eine Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware kann den Prozess optimieren, indem sie Gehaltsabrechnungen, Abzüge und Steuereinbehalte automatisiert und so das Fehlerrisiko verringert. Viele Tools erstellen auf Anfrage auch Steuerberichte, FUTA-Anmeldungen unullnd Abrechnungsperiodenzusammenfassungen, und einige ausgeklügelte Lohn- und Gehaltsabrechnungssysteme ermöglichen Ihnen die Erstellung benutzerdefinierter Berichte zur Nachverfolgung bestimmter Details.
2. Wählen Sie den richtigen Lohnplan
Ihr Lohnzahlungszeitraum kann sich auf alles auswirken, von der Steuerpflicht bis zur Genehmigung des bezahlten Urlaubs. Unabhängig davon, ob Sie die Lohnabrechnung wöchentlich, zweiwöchentlich oder monatlich durchführen, sorgt Konsistenz dafür, dass Sie Ihre Mitarbeiter pünktlich bezahlen und genaue Steuererklärungen einreichen. Achten Sie auch auf die Fristen auf Landes- und Bundesebene und passen Sie Ihre Berichterstattung bei Bedarf an.
3. Führen Sie regelmäßige Audits durch
Regelmäßige Prüfungen können Fehler bei Brutto- und Nettogehältern, Abzügen und Arbeitslosenversicherungsbeiträgen aufdecken, bevor sie zu kostspieligen Fehlern werden . Eine regelmäßige Überprüfung Ihrer Lohn- und Gehaltsabrechnungen stellt sicher, dass einbehaltene Steuern, Medicare-Steuern und Entschädigungszahlungen für Arbeitnehmer korrekt berechnet werden. Sie entdecken einen Fehler? Wenn Sie Unstimmigkeiten umgehend dem IRS und den staatlichen Behörden melden, können Sie Strafen vermeiden.
4. Mitarbeiterdaten aktuell halten
Genaue Gehaltsabrechnungen hängen von genauen Mitarbeiterdaten ab. Falsche Angaben können zu Fehlberechnungen bei Steuerabzügen, Sozialversicherungsbeiträgen und Bundessteuererklärungen führen. Wenn die Informationen aktuell gehalten werden, einschließlich Änderungen der geleisteten Arbeitsstunden oder Steuerklassifizierungen, läuft die Gehaltsabrechnung reibungslos.
VersiPlan: Einfache Lohn- und Gehaltsabrechnung für Ihr Unternehmen
Wenn Sie eine Gehaltsabrechnung wünschen, die so leistungsstark ist, dass sie sich von selbst erledigt, dann ist VersiPlan genau das Richtige für Sie . VersiPlan bietet eine umfassende Gehaltsabrechnung, die auf einer einzigen zuverlässigen Quelle für Mitarbeiterdaten basiert. Das bedeutet, dass Ihre Mitarbeiterdaten nicht an eine bestimmte App gebunden sind – sie sind für Gehaltsabrechnung, Zeiterfassung, Onboarding, Leistungsmanagement und alle anderen Apps, die Sie innerhalb unserer einheitlichen Plattform verwenden, gleich. Von der Änderung von Sicherheitsberechtigungen bis zur Aktualisierung von PTO-Richtlinien löst VersiPlan automatische Aktualisierungen der Mitarbeiterinformationen in einem einzigen Ablauf aus. Dies ist besonders für kleine Unternehmen von Vorteil. So können Sie mit weniger mehr erreichen – weniger Geld, weniger Personal und weniger Zeit. Und das alles mit einer 100 % fehlerfreien Garantie.
Mit VersiPlan können Sie:
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Synchronisieren Sie die Gehaltsabrechnung automatisch mit Sozialleistungen, Ausgaben und mehr.
Jedes VersiPlan -Produkt gibt Daten in Echtzeit weiter und eliminiert so manuelle Arbeit und menschliche Fehler.
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Vergleichen Sie Ihre aktuelle Gehaltsabrechnung mit vorherigen, bevor Sie auf „Genehmigen“ klicken.
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Führen Sie die Gehaltsabrechnung so oft durch, wie Sie möchten.
Müssen Sie die Gehaltsabrechnung außerhalb des Zyklus durchführen? Kein Problem. VersiPlan bietet Ihnen die Flexibilität dazu, ohne zusätzliche Kosten.
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Erstellen Sie Zahlungsarten, die genau Ihren Anforderungen entsprechen.
Wählen Sie Standardzahlungsarten wie Trinkgelder oder Boni oder passen Sie Ihre eigenen einmalig oder regelmäßig an.
FAQs zu Lohn- und Gehaltsabrechnungen
Wie oft sollen Lohn- und Gehaltsabrechnungen erstellt werden?
Lohn- und Gehaltsabrechnungen sollten nach einem Zeitplan erstellt werden, der Ihren Geschäftsanforderungen und Berichtspflichten entspricht. Viele Arbeitgeber erstellen in jeder Lohnperiode Berichte, um Gehaltsschecks, Abzüge und geleistete Arbeitsstunden zu erfassen. Andere erstellen monatliche oder vierteljährliche Berichte zur Unterstützung von Steuererklärungen wie Formular 941 und FUTA. Wenn Sie einen festgelegten Berichtsplan einhalten, behalten Sie den Überblick über Ihre Steuerschuld, Arbeitnehmerentschädigung und Ihr Nettogehalt.
Welche Tools eignen sich am besten zum Erstellen von Lohn- und Gehaltsabrechnungen?
Die besten Tools zum Erstellen von Gehaltsabrechnungen sind Gehaltsabrechnungssoftwareplattformen, die Berechnungen und Steuererklärungen automatisieren . Optionen wie QuickBooks, ADP und Gusto können Ihnen dabei helfen, Gehaltsschecks, Steuerabzüge, Abzüge und geleistete Arbeitsstunden zu verfolgen, sodass Sie sich auf die Genauigkeit Ihrer staatlichen und bundesstaatlichen Steuererklärungen verlassen können. Andere Gehaltsabrechnungssoftwaresysteme können mit wenigen Klicks vierteljährliche Einreichungen, FUTA-Berichte und zertifizierte Gehaltsabrechnungsberichte erstellen. Das richtige Tool für Ihr Unternehmen hängt von seiner Größe und der Komplexität seiner Gehaltsabrechnungsanforderungen ab.
Wie heißen vierteljährliche Lohn- und Gehaltsabrechnungen?
Vierteljährliche Gehaltsabrechnungen werden manchmal als Formular 941-Berichte oder staatliche Arbeitslosensteuererklärungen bezeichnet. Formular 941 ist die Bundessteuererklärung, die Ihr Unternehmen verwendet, um jedes Quartal einbehaltene Einkommenssteuern, Sozialversicherungssteuern und Medicare-Steuern zu melden. Je nach örtlichen Gesetzen müssen Sie möglicherweise auch staatliche Arbeitslosensteuererklärungen einreichen. Diese Berichte stellen sicher, dass Ihr Unternehmen die IRS-Vorschriften einhält und Gehaltsschecks, Abzüge und Steuerschulden für jeden Zahlungszeitraum ordnungsgemäß nachverfolgt.
Können Lohn- und Gehaltsabrechnungsberichte angepasst werden?
Ja, Gehaltsabrechnungsberichte können an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens angepasst werden. Viele Gehaltsabrechnungssoftwarelösungen ermöglichen Ihnen das Filtern nach Abteilung, Berufsbezeichnung oder Steuerkategorie, sodass Sie problemlos Berichte zur Überprüfung von FUTA, Medicare-Steuern und Arbeitnehmerentschädigungen erstellen können. Sie können auch den Zahlungszeitraum, den Datumsbereich, die Abzüge und die einbehaltenen Steuern anpassen, um detaillierte Berichte zu erstellen, die die wichtigsten Details erfassen.
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